Lignes directrices et critères
Énoncé de principes
Les propositions de projets doivent :
- Être conformes aux modalités d'administration approuvées par le Conseil du Trésor telles qu'énoncées à l'annexe A
- Avoir un objectif précis visant à améliorer la capacité nationale d'intervention en cas d'urgence
- Faire état de dates de commencement et d'achèvement précises et mutuellement approuvées, ainsi que de points de repère permettant de mesurer les progrès accomplis
- Comporter un énoncé de la nature et de la portée de la contribution du gouvernement du Canada, et indiquer clairement comment cette contribution sera reconnue et mise en évidence
- Prévoir l'engagement de fonds provinciaux/territoriaux dans ce projet
- Comporter des dispositions confirmant que le projet ne sera pas commencé avant que l'on ait obtenu l'approbation de SPPCC
- Ne pas comprendre des dépenses relatives à des biens ou des services acquis antérieurement
Lorsqu'un projet satisfait à tous les principes énumérés ci-dessus, il est ensuite évalué en fonction des critères suivants, selon le cas :
- Le degré de nécessité du projet proposé
- La mesure dans laquelle le projet améliore les ressources d'intervention d'urgence et contribue à l'adoption d'une attitude de coopération à l'égard de la protection civile en général
- L'état de préparation en cas d'urgence de la province/du territoire par rapport à celui des autres provinces/territoires ou l'état de préparation de la communauté par rapport à celui des autres collectivités de la province/du territoire en question
- L'aptitude relative de la province/du territoire à pourvoir à ses besoins en matière de protection civile ou l'aptitude relative des localités de cette province/de ce territoire à pouvoir à leurs besoins en la matière
- La disponibilité des fonds
- Le rapport de partage des coûts proposé
- Un plan d'urgence à jour et en vigueur
Ensuite, les comités provinciaux/territoriaux du PCPC notent et classent les propositions de projets qui satisfont à tous les principes et qui sont jugées conformes aux critères mentionnés ci-dessus. Le comité du PCPC de SPPCC se sert du système d'évaluation décrit à l'annexe D pour examiner toutes les propositions que l'on envisage de financer à même les fonds généraux. Les comités provinciaux/territoriaux du PCPC pourront aussi utiliser ce système ou tout système d'évaluation semblable. Ils pourront également choisir de mettre au point leur propre système d'évaluation, qui tiendra compte de leurs besoins régionaux, et de recourir à ce système pour examiner les projets proposés dans leur secteur. Quel que soit le système utilisé, l'évaluation et le classement des propositions doivent se faire selon des normes reconnues et uniformes.
Le comité du PCPC de SPPCC examine les projets proposés par les provinces ou territoires et prend les mesures suivantes :
- Il confirme le choix des projets qui seront financés à même les fonds réservés à chaque province/territoire et recommande au sous-ministre adjoint principal responsable de la Gestion des mesures d'urgence et de la Sécurité nationale (SMAP) d'accepter ces projets, de les rejeter ou de les accepter sous réserve de certaines modifications.
- À l'aide du système décrit à l'annexe D, il évalue ensuite les projets qui seront financés à même les fonds généraux et il les classe par ordre de priorité, selon les notes qui leur ont été attribuées. Le comité recommande ensuite au SMAP d'approuver ces projets, selon l'ordre de priorité établi, jusqu'à ce que l'on ait engagé tous les fonds disponibles.
Au cours de l'évaluation de l'un ou l'autre des projets, on pourra avoir à demander de plus amples renseignements à la province concernée ou au territoire concerné.
Plans ou projets pluriannuels
Comme il est impossible de garantir que le Parlement autorisera le financement du PCPC d'une année à l'autre, ni de certifier le montant de financement, SPPCC ne peut s'engager à approuver le financement d'un projet au-delà de l'exercice financier en cours. Les projets dont la mise en œuvre s'étend sur plus d'un an devront donc être examinés annuellement et l'on devra en confirmer le financement. En outre, ces projets doivent être financés à même les fonds réservés pendant toutes les années suivantes.
Les provinces/territoires doivent soumettre un plan de travail à l'étape de la proposition et un rapport de réalisation à l'étape de la réclamation à chaque année du plan pluriannuel.
Contribution en nature
Les projets municipaux ou communautaires ne sont pas admissibles aux contributions en nature, selon la définition qui en est donnée au premier chapitre. Aux fins des projets ou plans provinciaux/territoriaux, les contributions en nature, comme les salaires, les indemnités, les frais de déplacement, de secrétariat, de supervision et de soutien administratif, sont admissibles au partage des frais.
Le maximum des contributions en nature admissibles pour les projets provinciaux/territoriaux sera réduit sur une période de cinq ans à compter de l'exercice financier 1997-1998 selon la formule suivante :
- 1997-1998 – 90 p. 100 des fonds supplémentaires
- 1998-1999 – 75 p. 100 des fonds supplémentaires
- 1999-2000 – 55 p. 100 des fonds supplémentaires
- 2000-2001 – 30 p. 100 des fonds supplémentaires
- 2001-2002 – 0 p. 100 des fonds supplémentaires
À la fin de la période de transition, la part fédérale des contributions en nature ne peut dépasser la valeur des fonds de base provinciaux/territoriaux.
Salaires
Les fonds du PCPC ne sont pas destinés à compenser les salaires ou les indemnités des employés qui fournissent dans le cadre de leurs tâches habituelles, des services requis pour la mise en œuvre d'un projet ou d'un plan pluriannuel. Cependant, la présente directive ne s'applique pas :
- aux salaires et aux indemnités des fonctionnaires dont les services sont fournis comme « contribution en nature »;
- aux salaires et aux prestations versés à des experts-conseils qui fournissent, dans le cadre d'un projet du PCPC, des services qui ne pourraient facilement être rendus par des fonctionnaires
Les postes imputés aux fonds du PCPC doivent être étayés par un titre de poste, un énoncé de fonctions et un plan de travail à l'étape de la proposition et par un rapport de réalisation à l'étape de la réclamation.
Partage des coûts
Le partage des coûts des projets et des plans pluriannuels n'est pas déterminé par une formule ou un rapport préétabli. On tient compte de l'état de préparation des services d'intervention d'urgence de la province ou du territoire ainsi que du partage relatif des responsabilités assumées par le gouvernement du Canada et les gouvernements provinciaux/ territoriaux en ce qui a trait à cet état de préparation. Pour les plans pluriannuels, on négocie la répartition des coûts pour la durée totale de mise en œuvre du plan, sous réserve d'un examen annuel. Pour les projets, on considère dans les négociations le besoin de privilégier certains aspects des services d'urgence. Les priorités nationales servent à déterminer les aspects des services d'urgence qu'il faut privilégier au cours d'une année donnée.
Limite de financement
Il n'y a généralement pas de limite au coût d'un projet, pourvu que les fonds du gouvernement du Canada soient disponibles. Cependant, il est nécessaire de temps en temps d'imposer des restrictions financières pour certaines activités pour assurer une répartition plus équitable des fonds du PCPC qui sont limités. La contribution du gouvernement du Canada est limitée à 40 000 $ pour les véhicules d'urgence (cabine, châssis, caisse et autres installations permanentes comme les bancs et armoires). D'autres limites seront indiquées, le cas échéant, dans la Mise à jour annuelle.
À qui s'adresse le PCPC?
Le PCPC est un programme qui s'adresse exclusivement aux gouvernements provinciaux et territoriaux et au gouvernement du Canada. Une province peut présenter un projet dans lequel le principal intervenant est le gouvernement provincial, ses organismes ou une communauté. Il n'y a aucune restriction à l'égard de la participation d'intérêts secondaires, autres que les exceptions précisées au point 12. Les propositions du PCPC doivent venir s'ajouter aux mesures d'urgence existantes; la province/le territoire ou la communauté doit donc avoir, pour pouvoir faire une demande de fonds, un plan d'urgence en vigueur. À moins de satisfaire à cette exigence, seules les propositions visant l'élaboration d'un plan d'urgence seront considérées.
Autres organismes fédéraux
Les parcs nationaux, les lieux historiques, les établissements de recherche, les bases militaires, etc. peuvent s'associer à un projet provincial/territorial ou municipal, mais leur contribution ne doit pas excéder 25 p. 100 des contributions autres que fédérales.
Réserves des Premières Nations
Les réserves peuvent présenter une demande de financement dans le cadre du PCPC par l'intermédiaire de leur province respective ou de leur territoire respectif. Une réserve de Premières Nations qui s'adresse au PCPC doit assumer sa part des coûts du projet selon le rapport de partage convenu.
Taxes
Les projets mis en œuvre dans le cadre du PCPC sont sujets à toutes les taxes applicables et le coût de ces taxes constitue une dépense admissible. Il importe de bien indiquer quelles sont les taxes ou les exemptions de taxe, au cours de la réalisation du projet et lorsque vient le moment de présenter une réclamation; il faut alors fournir les documents qui viendront appuyer les ententes conclues en ce qui a trait aux taxes. Dans le cadre d'un programme de remise administré par l'Agence des douanes et du revenu du Canada, les municipalités ont droit de réclamer le remboursement de 57,14 pour cent de la TPS payée. Il n'y a donc que 42,86 pour cent de cette taxe qui constitue une dépense admissible dans le cadre du partage des coûts des projets du PCPC. En outre, les honoraires versés à des experts-conseils sont sujets à la TPS, lorsque le revenu annuel tiré de cette source par l'expert-conseil est assez important. Par exemple, on doit indiquer dans la réclamation le montant des honoraires de l'expert-conseil et celui de la TPS qui s'y rapporte ou spécifier que les honoraires de ce dernier sont exempts de la TPS.
Partage de l'information
Afin de garantir la plus grande diffusion possible des connaissances acquises ou perfectionnées dans le cadre d'un projet du PCPC, les bénéficiaires du programme doivent s'engager à mettre à la disposition de SPPCC les documents pertinents décrivant le projet ou les travaux exécutés, pour son propre usage ou à des fins de diffusion, sous réserve des conditions actuelles relatives aux droits d'auteur. Par exemple, ces documents peuvent être sous forme de logiciel, de guide de l'utilisateur, de manuel de système, de document de conception, notamment d'étude conceptuelle et de devis, ou peuvent être inclus dans la documentation se rapportant au projet.
Développement de projet
Le PCPC a pour but d'encourager les nouvelles initiatives en fournissant des fonds de démarrage et non en finançant les projets indéfiniment. II importe que chaque projet ait un commencement et une fin bien définis et que les projets soient mis en œuvre sans être liés à un projet permanent qui poursuit son cours.
Frais indirects d'administration
Chaque gouvernement doit normalement assumer ses frais d'exploitation habituels. Voici quelques exemples d'articles qui ne font pas l'objet d'un partage des frais : le coût des vérifications, les meubles de bureau, le matériel, les fournitures de bureau, les travaux des comités, l'administration et la supervision du PCPC. Il est vrai que certaines propositions entraînent des dépenses administratives extraordinaires qui s'ajoutent aux frais normaux des services gouvernementaux; ces dépenses peuvent être prises en considération lors du partage des frais. Elles doivent toutefois être clairement détaillées à l'étape de la proposition.
Visibilité du projet
La participation du gouvernement du Canada à tous les projets mis en œuvre dans le cadre du PCPC doit être rendue publique afin que toutes les personnes qui sont susceptibles de profiter de ces projets en soient informées. La proposition de projet doit donc contenir suffisamment de renseignements sur les dispositions que l'on compte prendre pour rendre publique la participation du gouvernement du Canada à ce projet. Pour ce faire, on peut souligner cette contribution à l'occasion d'ouvertures officielles, de journées portes ouvertes. La norme consiste à installer des plaques sur des bâtiments ou à apposer des vignettes autocollantes sur du matériel et toute exception à cette norme doit être justifiée dans la proposition de projet.
Dépenses non admissibles
Les dépenses non admissibles indiquées ci-dessous viennent s'ajouter aux restrictions mentionnées dans le présent manuel en ce qui a trait au financement offert dans le cadre du PCPC :
- Les fonctions et le matériel qui sont censés relever de la responsabilité normale des organismes d'intervention de premier niveau, comme la police, les services des incendies et les ambulances;
- Les frais courants de fonctionnement et d'entretien;
- Les coûts administratifs que l'on ne peut relier directement à un projet du PCPC;
- Les provisions pour inflation;
- Le coût du système d'urgence 911;
- Le coût des systèmes d'alerte publics (sirènes);
- Le coût des téléavertisseurs (à moins de circonstances exceptionnelles, voir la Mise à jour annuelle No1);
- Le coût des téléphones cellulaires;
- Le coût des systèmes de filtration et de compression de l'air;
- Les systèmes de numérotage des propriétés;
- Les ordinateurs portatifs;
- Les dépenses en capital importantes considérées comme étant de la responsabilité du gouvernement de la province, du territoire ou de la communauté (immeubles, agrandissement à un immeuble et autres projets complexes de capitalisation);
- Les autres dépenses qui pourrait être indiquées dans la Mise à jour annuelle du PCPC.
Les provinces/territoires peuvent imposer d'autres restrictions et d'autres limites financières que celles qui sont mentionnées dans le présent guide.
On pourra faire exception à ces règles dans le cadre de la mise en œuvre de projets pilotes portant sur l'étude de nouvelles technologies et dont les résultats pourraient profiter à l'ensemble du pays.