Soumission de projets

On doit utiliser le formulaire de demande illustré à l'annexe B pour soumettre des projets et des plans pluriannuels. Ce formulaire est distribué par les bureaux régionaux de SPPCC. Les soumissions doivent porter la signature du ministre provincial/territorial responsable de la protection civile, ou de son représentant, et celle du directeur régional de SPPCC. Une fois qu'elles sont approuvées, le sous-ministre adjoint principal responsable de la Gestion des mesures d'urgence et de la Sécurité nationale (SMAP) signe les demandes et en retourne des exemplaires aux administrations provinciales/ territoriales. Les projets peuvent alors être mis en œuvre.

Le formulaire de demande, qui a été conçu pour servir d'exposé synoptique doit être accompagné d'une documentation suffisamment détaillée sur la nature et la portée du projet. En une ou deux pages, on fournira une description du projet et de la région visée par sa mise en œuvre, un état détaillé des dépenses prévues et tout autre renseignement pertinent nécessaire à l'examen de la demande. On devra démontrer clairement que le projet respecte les principes énoncés au paragraphe 1 du chapitre 3 et décrire dans quelle mesure il est conforme aux critères mentionnés au paragraphe 2 du chapitre 3.

• À propos du formulaire de demande
• Modifications apportées à un projet
• Projets annulés

À propos du formulaire de demande

1. Les projets du PCPC doivent être désignés par province/territoire et par numéro : Dans chaque province/territoire, la numérotation sera consécutive et les numéros se succéderont d'année en année. Les projets approuvés conservent leur numéro de demande jusqu'à ce qu'ils soient terminés. On se servira ultérieurement de ce numéro pour les réclamations (se référer au chapitre 5). Les projets et les plans pluriannuels conserveront le même numéro principal.
2. Titre du projet : Le projet est désigné par une courte phrase. On recommande aux provinces/territoires de convenir des termes uniformisés pour la désignation des projets. Par exemple, on pourra se servir des catégories suivantes : plans de mesures d'urgence, formation, exercice, communications d'urgence, matériel d'intervention, étude sur les mesures d'urgence, etc.
3. Description : Cette section doit contenir une brève description du projet. On peut joindre des pages supplémentaires au formulaire de demande pour fournir toute l'information nécessaire en regard des critères d'évaluation. Il ne faut jamais oublier que l'examen des projets se fonde sur les renseignements fournis dans la demande. Une fois que le projet est accepté, il doit être réalisé comme on l'a décrit dans la proposition et seuls les coûts mentionnés dans la proposition sont admissibles aux fins de réclamation.
4. Objectifs mesurables : On indique dans cette section les principales étapes de réalisation du projet lorsque la complexité de ce dernier le justifie. Le gestionnaire du projet peut présenter une réclamation chaque fois qu'un objectif mesurable est atteint. Lorsqu'il s'agit d'un projet peu complexe, l'objectif mesurable est la réalisation du projet.
5. Répartition des ressources proposées : Dans cette section, on doit indiquer, en dollars et en pourcentage, le coût total estimé du projet, pour toute sa durée, ainsi que le partage des coûts entre les gouvernements provinciaux/territoriaux et le gouvernement du Canada. Le coût total estimé doit inclure le financement requis pour l'année en cours et, au besoin, celui des années ultérieures.
6. Financement antérieur : On indique dans cette section les fonds qui ont été dépensés antérieurement dans le cadre du même projet. Lorsque aucune somme n'a été dépensée antérieurement pour ce projet, il ne faut rien écrire dans cette section.
7. Financement en cours : On indique dans cette section le coût du projet pour l'année en cours et le partage proposé des coûts entre le gouvernement du Canada et la province/le territoire (exprimé en dollars et sous forme de pourcentage).
8. Financement proposé pour les prochains exercices financiers : On indique dans cette section le coût du projet pour les prochains exercices financiers et le partage des coûts entre le gouvernement du Canada et la province/le territoire pour chaque exercice financier. Ce partage des coûts est exprimé en pourcentage. Il importe de souligner que l'approbation du projet par le gouvernement du Canada ne vaut que pour l'exercice financier en cours. Les renseignements fournis dans cette section sur les coûts du projet pour les exercices à venir n'engagent pas le gouvernement du Canada pour les prochains exercices financiers. Lorsque le projet ne prévoit aucun besoin de financement pour les prochains exercices financiers, il ne faut rien inscrire dans cette section.
9. Vérification : On fournit dans cette section une description des dispositions provinciales/territoriales visant la vérification des comptes du projet proposé. Les projets dont la contribution du gouvernement du Canada s'établit à 50 000 $ ou plus doivent être appuyés par la signature d'un vérificateur agréé. L'attestation d'un fonctionnaire provincial/territorial investi de pouvoirs en matière financière selon les lois de gestion des finances de la province/du territoire est permise lorsque la contribution du gouvernement du Canada est inférieure à 50 000 $. Toutes les réclamations peuvent être vérifiées ultérieurement par le gouvernement du Canada.
10. Rapports d'étape : On décrit dans cette section les rapports périodiques qui seront présentés à diverses étapes du projet ou à sa fin.
11. Paiements provisoires : On indique dans cette section à quelles étapes d'exécution du projet on présentera les demandes de paiement partiel. En règle générale, on ne prévoit de telles étapes que dans le cadre de projets complexes.
12. Dispositions visant la reconnaissance de la contribution fédérale : On indique brièvement les dispositions prévues pour faire reconnaître publiquement la participation du gouvernement du Canada.
13. Commentaires additionnels : On peut fournir dans cette section tout autre renseignement pertinent pouvant faire valoir les mérites du projet.
14. Recommandation provinciale/territoriale : La proposition doit être signée par le responsable à l'échelle de l'administration provinciale/territoriale et le ministre provincial/territorial (ou son délégué).
15. Approbation du gouvernement du Canada : Le directeur régional de SPPCC recommande que le projet soit étudié par le comité du PCPC de SPPCC en apposant sa signature sur la proposition. Cette dernière est approuvée une fois qu'elle a reçu la signature du SMAP.

Modifications apportées à un projet

On doit communiquer avec le bureau régional de SPPCC pour apporter, s'il y a lieu, des modifications à une demande de projet; il faut lui faire part rapidement de toute modification proposée pour en obtenir l'autorisation. Une fois que le projet a été approuvé et que sa mise en œuvre est commencée, on s'attend à ce qu'il soit réalisé selon les conditions indiquées dans la proposition. S'il est peu probable que l'on puisse respecter la date prévue de la fin du projet (avant le 31 mars de l'exercice financier visé), le bureau régional de SPPCC doit en être avisé sans tarder. Si le gestionnaire du projet a pris toutes les mesures raisonnables pour achever le projet dans les délais prescrits et qu'il n'y arrive pas, en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, et qu'il en a informé le bureau régional de SPPCC en temps opportun, on envisagera la possibilité de reporter la fin du projet à l'exercice financier suivant. La réclamation relative à la partie déjà complétée doit être présentée de façon à pouvoir être imputée sur les fonds de cet exercice financier. Lorsqu'un tel report est approuvé, les sommes visées sont déduites des fonds réservés à la province/au territoire pour l'exercice financier suivant et le projet a priorité sur tous les autres projets qui seront présentés par cette province/ce territoire pour cet exercice financier.

Projets annulés

Les projets qui n'ont pas été mis en œuvre au cours de l'exercice financier pour lequel ils ont été approuvés sont automatiquement annulés et ils devront être soumis de nouveau.