Modèle de budget obligatoire
Programme de financement des projets d’infrastructure de sécurité pour les collectivités à risque

Sur cette page

• Introduction
• Étape 1 - Révisez les exigences
• Étape 2 - Instructions pour compléter le budget
• Étape 2 Aide - Catégories de dépense du budget
• Étape 3 - Instructions pour le calculateur de taxes
• Étape 4 - Instructions pour le résumé budgétaire
• Étape 4 Aide - Erreurs de validité du budget

 Télécharger le modèle de budget (Excel 157 KB)

Introduction

Avec votre plan de travail, ce modèle de budget constitue la base de votre proposition de projet (c'est-à-dire votre demande de financement). Veillez à ce qu'il soit aussi détaillé et précis que possible afin d'éviter les complications et d'éventuels retards.

Voici les 4 étapes pour compléter ce modèle de budget.

1. Étape 1 - Lisez les instructions
2. Étape 2 - Complétez le budget (c.-à-d. entrez les dépenses de votre projet)
3. Étape 3 - Calculez l'incidence fiscale sur les taxes (en utilisant notre calculateur de taxes simple)
4. Étape 4 - Révisez le résumé budgétaire. Le cas échéant, veuillez corriger toutes les erreurs signalées.

Chacune de ces étapes est accessible en cliquant sur les onglets jaunes de ce fichier. Les étapes devraient être complétées dans l'ordre suggéré. Si vous éprouvez quelconque difficulté, veuillez tout d'abord vous référer aux instructions. Vous pouvez aussi nous contacter au sip-pfpis@ps-sp.gc.ca ou participer à l'une de nos sessions d'information.

Étape 1 - Révisez les exigences

Avant de passer à l'étape 2, assurez-vous d'avoir lu toutes les instructions et d'avoir obtenu tous les devis des fournisseurs qui réaliseront votre projet. Votre budget doit être basé uniquement sur les biens et services figurant dans vos devis, à l'exception des contributions en nature. Le fait de remplir ce modèle de budget ne garantit pas que le programme couvrira les dépenses énumérées s'il est sélectionné avec succès.

Nous vous recommandons de jeter un bref coup d'œil à chaque section, accessible par les onglets jaunes ci-dessous, avant de commencer à remplir le tout pour mieux comprendre comment votre budget sera élaboré.

Étape 2 - Instructions pour compléter le budget

Lors de cette étape, votre organisation devra saisir chaque dépense détaillée par un devis en rapport avec votre proposition de projet. Toutes les dépenses doivent être directement attribuables à un devis, à l'exception des contributions en nature. Les dépenses qui ne sont pas associées à un devis ne seront pas prises en compte. Assurez-vous que chaque entrée est ventilée par le nombre d'unités et le coût unitaire, car c'est une exigence. Les services tels que la main-d'œuvre et l'installation doivent également inclure le nombre de techniciens impliqués dans la description de l'article.

Ajouter une dépense

Pour ajouter une dépense, commencez par la colonne la plus à gauche (Colonne " A " /Poste de dépense), en remplissant les informations de gauche à droite pour chaque ligne de dépense. Si toutes les informations sont présentes, un message de confirmation "Entrée terminée" sera affiché dans la colonne " K " (Vérification 2). Votre partage des coûts pour chaque dépense est automatiquement calculé comme suit : 50 % couvert par votre organisation et 50 % couvert par Sécurité publique Canada. Si le partage des coûts est incorrect pour la dépense, voir la section ci-dessous sur les " Modifications de la répartition des coûts " pour des instructions supplémentaires. Veuillez noter que Sécurité publique Canada n'est pas responsable de l'entretien de l'équipement de sécurité obtenu dans le cadre de ce programme et que les dépenses non admissibles ne seront pas couvertes. Veuillez consulter les modalités de programme pour obtenir de plus amples renseignements, notamment sur les dépenses inadmissibles.

N'ajoutez les montants des contributions en nature qu'après avoir ajouté toutes les autres postes de dépenses au budget (pour éviter les erreurs). N'incluez que les contributions en espèces ou en nature qui sont confirmées. Il s'agit de toute contribution qu'une source a indiqué qu'elle fournira lorsque/si le projet a lieu. Si les contributions d'autres sources ne sont pas confirmées, elles ne doivent pas être incluses dans le budget. La part de financement de l'organisation ne peut pas provenir d'autres sources gouvernementales.

Catégories de coûts

Chaque dépense doit être attribuée à une catégorie de dépenses appropriée. Les catégories de dépenses sont définies dans les modalités du programme et rappelées ci-dessous. Veuillez sélectionner l'option la plus appropriée au meilleur de vos connaissances. Veuillez consulter les modalités du programme pour plus d'informations, notamment sur les dépenses non admissibles.

Modification de la répartition des coûts

Votre partage des coûts pour chaque dépense est automatiquement calculé comme suit : 50 % couvert par votre organisation et 50 % couvert par Sécurité publique Canada. Si la répartition du partage des coûts doit être modifiée pour la ligne de dépenses, deux processus simples doivent être suivis.

1. Pour augmenter la contribution de votre organisme au-delà de 50 %, il suffit d'augmenter le montant de la colonne " G " comme vous le souhaitez. La portion de Sécurité publique Canada sera automatiquement ajustée.
2. Pour les dépenses où une contribution en nature est applicable, il suffit d'ajouter le montant en nature dans la colonne 'H'. Le montant de la colonne 'G' ainsi que la portion de Sécurité publique Canada seront automatiquement ajustés pour votre convenance. Veuillez vous assurer qu'ils sont exacts et ne présentent aucune erreur. Veuillez nommer toutes les sources (nom de la personne ou de l'organisation) pour chaque contribution en nature dans la colonne 'J'. Notez que les entreprises choisies fournissant de l'équipement et de l'installation pour effectuer les travaux ne sont pas éligibles pour fournir les contributions en nature.

Information additionnelle sur chaque Colonne

Poste de dépense - Colonne " A "

Indiquez le nom, la marque et le modèle (si possible) de la dépense. Le nom doit correspondre à celui qui figure sur le devis associé. Veuillez vous assurer de bien indiquer le fournisseur associé à la dépense dans la colonne "J". Si nécessaire, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires dans la section commentaire de la colonne "K" pour préciser la nature de la dépense.

Catégorie de coûts - Colonne " B "

Sélectionnez dans le menu déroulant la catégorie qui décrit le mieux la dépense. La description de chaque catégorie se trouve dans le tableau d'aide de l'étape 2 ci-dessous ou dans nos modalités de programme.

Coût unitaire - Colonne " C "

Indiquez le coût par unité/heure, sans taxes, pour toutes les dépenses. Par exemple, s'il s'agit d'une dépense dans la catégorie pour une clôture à mailles losangées, cette case doit contenir le coût par pied linéaire (ou mètre) de clôture. Les montants du coût unitaire (avant taxes) ne doivent pas dépasser deux décimales - par exemple 25,33 $, et non 25,3334 $.

Nombre d'unité - Colonne " D "

Remplissez le nombre d'unités/articles pour toutes les dépenses. Par exemple, si la dépense est dans la catégorie Équipement de renforcement de la sécurité physique, la case doit contenir le nombre de pieds linéaires de clôture requis pour ce projet. Cette case contiendrait le nombre d'articles nécessaires à votre projet. D'autres mesures unitaires pourraient être "par heure", par jour (équipement de location), etc. Les informations saisies doivent être étayées par des devis et correspondre au nombre d'équipements figurant sur votre ou vos plans.

Contribution financière de l'organisme - Colonne " G "

Cette colonne est calculée automatiquement pour votre convenance, mais vous pouvez remplacer la formule (c.-à-d. entrer un nouveau montant manuellement) pour apporter des corrections si nécessaire. Inscrivez les montants des contributions en espèces fournies par votre organisation qui proviennent de sources non gouvernementale dans la colonne " G " (c.-à-d. indiquez le montant des fonds acquis à titre privé que votre organisation utilisera pour financer la dépense). En général, une contribution en espèces apparaît dans le grand livre de l'organisme comme un revenu (chèque, transfert de fonds, dépôt direct, etc.). Si votre organisation a l'intention de couvrir plus de 50 % de la dépense, vous devrez entrer le montant manuellement. Le montant de la contribution de Sécurité publique Canada sera automatiquement calculé pour vous.

Contribution en nature - Colonne " H "

Représente la contribution de biens services (ex : contribution en nature) offerte sans frais ou payé par une tierce partie au profit de l'organisme. Limite de 10% du coût total du projet. Vous devez préciser si une contribution d'une autre source non gouvernementale est en espèces ou en nature. Notez que les entreprises choisies fournissant de l'équipement et de l'installation pour effectuer les travaux ne sont pas éligibles pour fournir les contributions en nature. De même, inscrivez les montants des contributions en nature dans la colonne " H " et indiquez toutes les sources (nom de la personne ou de l'organisation) pour chaque contribution en nature dans la colonne " J ".

Fournisseur - Colonne " J "

Indiquez le(s) vendeur(s)/fournisseur(s) qui a(ont) proposé un devis pour chacune des dépenses dans cette colonne. Cela facilite la révision de votre budget et vous permet de vous assurer qu'aucun poste de dépense n'a été oublié. Les dépenses qui ne sont pas mentionnées dans le budget peuvent ne pas être prises en considération pour un financement. Veuillez utiliser le nom de l'entreprise qui apparaît sur le devis.

Étape 2 Aide - Catégories de dépense du budget

Limite de contribution fédérale par projet : 50% du total des dépenses jusqu'à concurrence de 100 000 $.

Catégories de dépense du budget

Catégorie de coûts+B84:F103	Limite fédérale de la contribution	Type d'équipement éligible associé
Équipement de renforcement de la sécurité physique	Limite de programme	Les barrières et l'éclairage de protection (p. ex. les clôtures, les guérites, les bornes de protection, l'éclairage extérieur et les pellicules de sécurité pour fenêtres); Produits en aérosol contre les graffiti; Système de détection des intrusions (p. ex. systèmes d'alarme, capteurs); Mécanismes de contrôle des accès physiques (p. ex. dispositif de verrouillage, système de cartes d'accès); Systèmes de vidéosurveillance ou de télévision en circuit fermé (TVCF) (p. ex. caméras, écrans); Coût associé à la main d'oeuvre et à l'installation de l'équipement de renforcement de la sécurité physique.
Rénovations mineures et équipement supplémentaire	Jusqu'à 35 000$ de la limite de programme	Fenêtre et portes renforcées (ou tout autre dispositif de sécurité comme les mécanismes de verrouillage); Surveillance des incendies (se limitant aux panneaux de surveillance incendie et aux capteurs connexes, notamment les détecteurs de chaleur et de fumée); Systèmes d'information et d'avertissement (p. ex. systèmes de diffusion publique, systèmes d'intercommunication et boutons d'urgence); Rénovations justifiables directement liées au renforcement de la sécurité de l'immeuble (se limitant aux entrées principales et aux halls d'entrée); Aménagement paysager visant à réduire les vulnérabilités recensées dans une évaluation de sécurité préalablement réalisée.
Planification	Jusqu'à 5 000$ de la limite de programme	Réalisation d'une évaluation de la sécurité (vulnérabilités) pour le site du projet; Élaboration ou amélioration de plans et de protocoles de sécurité; Élaboration ou amélioration de plans d'urgence; Élaboration ou amélioration de plans d'évacuation ou de mise à l'abri sur place.
Formation	Jusqu'à 10 000$ de la limite de programme	Formation en présentiel ou en ligne en matière d'intervention ou encore en préparation de volontaires en cas d'incident motivé par la haine Formation sur l'utilisation du nouvel équipement installé.

Étape 3 - Instructions pour le calculateur de taxes

Dans cette section, nous évaluons les implications fiscales de votre projet afin de vous fournir une estimation claire de ce que sera son coût réel. En tant qu'organisme sans but lucratif, vous bénéficiez probablement d'un remboursement de taxes provinciales et fédérales sur les biens et services. Cependant, ce ne sont pas toutes les taxes qui seront couvertes par le programme. Notre calculateur de taxes vous permet de déterminer facilement le remboursement de taxes admissible pour votre projet. Pour compléter cette étape, vous devez connaître la taxe de vente de votre juridiction opérationnelle (province/territoire) ainsi que les pourcentages de remboursement applicables à votre organisation. Pour utiliser le calculateur de taxes, veuillez suivre le processus simple en deux étapes décrit à la section 3 (calculateur de taxes).

Veuillez noter que si votre organisme ne reçoit pas de rabais de taxes (même si la majorité des organismes sans but lucratif en bénéficient), il faudra laisser les cellules vertes vides.

Une fois que les informations relatives à la taxe applicable ont été saisies, il vous est demandé de déclarer les montants figurant aux lignes 11 et 14 (cellules vertes) dans la section 5.5. de votre formulaire de demande.

Étape 4 - Instructions pour le résumé budgétaire

Cette section vous fournit un aperçu financier de votre projet. Tous les calculs sont dérivés des informations fournies aux étapes 2 et 3. Veuillez en prendre connaissance pour vous assurer que votre projet est bien représenté.

Dans cette étape, il vous est demandé de reporter les montants de la contribution de la Sécurité publique indiqués aux lignes 4, 5, 6, 7 et 9 pour chaque catégorie de coûts, ainsi que les montants totaux du projet indiqués aux lignes 13 et 14 dans la section 5.5 de votre formulaire de demande et de corriger au préalable toute erreur identifiée dans votre budget.

La plupart des erreurs budgétaires sont automatiquement identifiées pour votre commodité. Cependant, veuillez-vous assurer que toutes les dépenses éligibles sont incluses et catégorisées au mieux de vos connaissances à l'étape 2 de votre budget, car cela ne peut pas être vérifié pour vous. Toutes les conditions de validité du budget qui ont reçu un message d'erreur après vérification doivent être traitées avant que le budget et ses totaux ne soient soumis dans le cadre de votre demande.

Veuillez voir ci-dessous pour plus d'informations sur chaque erreur potentielle de validité du budget et comment y remédier.

Étape 4 Aide - Erreurs de validité du budget

Erreurs de validité du budget

Erreur de validité	Description	Comment y remédier
COUVERTURE DES DÉPENSES DU PROJET	Vérifie dans quelle mesure votre projet peut être couvert par le programme. Elle n'apparaît que si le coût total de votre projet dépasse 100 000 $, ce qui est la limite du programme. Elle est présente uniquement pour vous avertir que le programme ne pourra pas couvrir 50 % de l'ensemble de votre projet. Votre projet peut dépasser ce montant, mais le programme ne peut couvrir que 50 % des dépenses admissibles jusqu'à concurrence de 100 000 $.	Notez qu'il ne s'agit que d'une erreur mineure et que, contrairement aux autres, elle est représentée par un " AVERTISSEMENT " au lieu d'un " ÉCHEC ". Aucune action n'est requise et votre budget peut être soumis avec l'avertissement toujours présent. Pour que l'avertissement disparaisse, le coût total de votre projet, taxes comprises, ne doit pas dépasser 200 000 $.
LIMITE DE CONTRIBUTION DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL	Vérifie si la portion fédérale de votre financement respecte la limite de contribution de 100 000 $ par projet prévu au programme. Ce message apparaît seulement si le financement fédéral demandé, tel que calculé dans la colonne " I " de l'étape 2 (financement de Sécurité publique Canada), dépasse un total de 100 000 $.	Notez qu'il s'agit d'une erreur majeure, notée " ÉCHEC ", et que votre budget doit être corrigé avant d'être soumis pour éviter tout problème futur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, vous devez revoir chaque entrée de dépense dans la section de l'étape 2 et réviser le partage des coûts en modifiant les colonnes " G " (financement de l'organisation) et " H " (contribution en nature (le cas échéant)). En augmentant le montant que votre organisme financera pour une dépense particulière et/ou sera couvert par une contribution en nature, vous réduirez automatiquement le montant demandé par Sécurité publique Canada. Cette erreur disparaîtra dès que le partage des coûts aura été suffisamment redistribué pour que la somme des financements demandés (colonne " I ") et des taxes calculées à l'étape 3 soit égale ou inférieure à 100 000 $.
LIMITE DE CONTRIBUTION EN NATURE	Vérifie que la demande de financement de votre projet ne dépasse pas la limite de 10 000 $ fixée par le programme pour les contributions en nature. Cela n'apparaît que si le financement fédéral demandé pour votre projet, tel que calculé dans la colonne 'H' de l'étape 2 (Contributions en nature), dépasse un total de 10 000 $ ou 10 % du coût total de votre projet.	Notez qu'il s'agit d'une erreur majeure, notée " ÉCHEC ", et que votre budget doit être corrigé avant d'être soumis pour éviter tout problème futur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, vous devez uniquement examiner les entrées de dépenses de la section impliquant des contributions en nature de l'étape 2, et réviser le partage des coûts en modifiant les colonnes " G " (Financement de l'organisation) et " H " (Contribution en nature). Augmentez le montant que votre organisation financera sur les dépenses pertinentes qui impliquent des contributions en nature et diminuez sa contribution en nature pour autant d'entrées que nécessaire pour ramener la contribution en nature en dessous de la limite de 10% du programme. Une fois que la valeur des contributions en nature sera inférieure à la limite du programme, l'erreur disparaîtra.
LIMITE DE DÉPENSE PAR CATÉGORIE DE COÛTS	Vérifie que la demande de financement de votre projet respecte les limites des catégories de coûts individuelles du programme. Ce message apparaît lorsqu'une des quatre limites possibles de catégories de coûts (pour la partie fédérale), telles que définies dans les modalités du programme (et ci-dessous), est dépassée. La catégorie spécifique sera mise en évidence pour vous dans le tableau du résumé budgétaire. Équipement de renforcement de la sécurité physique : limite fédérale de 100 000$ Rénovations mineures et équipement : limite fédérale de 35 000$ Planification : limite fédérale de 5 000$ Training: limite fédérale de 10 000$	Notez qu'il s'agit d'une erreur majeure, notée " ÉCHEC ", et que votre budget doit être corrigé avant d'être soumis pour éviter tout problème futur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, vous devez retourner à l'étape 2 de votre budget et revoir toutes les lignes de dépenses des catégories qui ont été surlignées en rouge dans votre résumé budgétaire. Certaines dépenses de votre budget doivent être supprimées OU le partage des coûts doit être modifié pour certaines des dépenses excédentaires afin que votre organisation les finance à 100%. Pour modifier le partage des coûts d'une dépense, utilisez les colonnes " G " (financement de l'organisation) et " H " (contribution en nature). Ces actions doivent être répétées jusqu'à ce que votre projet soit dans les limites de la catégorie de coûts. L'erreur disparaîtra lorsque tous les montants proposés pour chaque catégorie de coûts seront dans les limites du programme.
VÉRIFICATION 1 (PARTAGE DES COÛTS) :	Vérifie que le partage des coûts de votre projet est correct. Ce message d'erreur n'apparaît que si votre partage des coûts pour une ligne de dépenses particulière n'est pas égal au coût total de l'article (c'est-à-dire qu'il est supérieur ou inférieur à 100 % du coût hors taxes de l'article dans la colonne " E "). En d'autres termes, pour que cette erreur ne soit pas présente, la somme des colonnes " G ", " H " et " I " doit être égale à la colonne " E ". L'erreur apparaîtra également si la contribution de Sécurité publique Canada (colonne " I ") dépasse la somme combinée de votre organisation en espèces et en nature (c.-à-d. les colonnes " G " et " H ") pour ce poste de dépense.	Notez qu'il s'agit d'une erreur majeure, notée "ÉCHEC", et que votre budget doit être corrigé avant d'être soumis pour éviter tout problème futur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, utilisez la colonne " L " (Vérification 1) pour identifier les lignes de dépenses problématiques et révisez la répartition de votre contribution aux coûts dans les colonnes " G " et " H ". Un indicateur utile se trouve au-dessus de l'en-tête de la Vérification 1 pour indiquer combien de lignes ont été identifiées. L'erreur disparaît pour la ligne de dépenses lorsque la somme des colonnes " G ", " H " et " I " est égale à la colonne " E ". Assurez-vous que les montants en espèces et en nature de votre organisme (c'est-à-dire les colonnes " G " et " H ") ne dépassent pas la contribution de Sécurité publique Canada (colonne " I ") pour cette dépense. Notez que le montant de la colonne 'I' (Contribution de Sécurité publique Canada) ne peut pas être supérieur à 100 000 $, car il s'agit de la limite de contribution globale du programme. Si tel est le cas, pour corriger l'erreur, le partage des coûts devra être redistribué de manière significative entre les colonnes " G " et " H ".
VÉRIFICATION 2 (VALIDITÉ DES ENTRÉES) :	Vérifie que vos entrées budgétaires sont complètes. Les entrées incomplètes peuvent ne pas apparaître dans votre résumé budgétaire. Ce message d'erreur n'apparaît que lorsqu'un nom pour la dépense est saisi mais que peu ou pas d'autres informations sont fournies pour la dépense. Une entrée est considérée comme complète lorsqu'elle est indiquée comme telle dans la colonne " M " (Vérification 2) de votre budget rempli à l'étape 2.	Notez qu'il s'agit d'une erreur majeure, notée "ÉCHEC", et que votre budget doit être corrigé avant d'être soumis pour éviter tout problème futur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, utilisez la colonne " M " (Vérification 2) pour identifier les lignes de dépenses qui ont été identifiées comme incomplètes. Un indicateur utile se trouve au-dessus de l'en-tête de la Vérification 2 pour indiquer combien de lignes ont été identifiées. Assurez-vous que toutes les colonnes contiennent des informations sur les prix et utilisez des zéros le cas échéant. L'erreur disparaîtra pour chaque ligne de dépenses lorsque suffisamment d'informations seront fournies.
VÉRIFICATION DES INFORMATIONS DES IMPÔTS :	Vérifie que vous avez fourni les informations de taxes nécessaires en rapport avec votre organisation et votre projet. Une erreur apparaît si l'étape 1 des instructions de la calculatrice de taxes n'est pas remplie et un avertissement apparaît si l'étape 2 est incomplète. Un avertissement est normal si votre organisation ne reçoit pas de remboursements d'impôts.	Notez qu'il s'agit d'une erreur majeure, lorsqu'un " ÉCHEC " est présent, et que les informations relatives à la taxation de votre budget doivent être corrigées avant la soumission afin d'éviter tout problème ultérieur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur ou cet avertissement, retournez à l'étape 3 (calculatrice de taxes) et utilisez le menu déroulant de la cellule 'C6' pour sélectionner une province ou un territoire. Les cellules rouges se rempliront en conséquence, ce qui éliminera l'erreur. Si vous recevez un avertissement, veuillez vous assurer que les cellules vertes sont remplies si votre organisation reçoit des remboursements d'impôt.