Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017-2018

Chapitre 1 – Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

À propos de Sécurité publique Canada

Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile  (SPPC) joue un rôle clé en assumant la responsabilité fondamentale du gouvernement pour la sécurité de ses citoyens. Le ministre de la SPPC est responsable du Ministère. Les lois qui régissent le Ministère établissent trois rôles essentiels  : i)  appuyer la responsabilité du ministre pour toutes les questions liées à la sécurité publique et à la gestion des urgences qui ne relèvent pas d’un autre organisme fédéral ; ii)  exercer un leadership à l’échelle nationale en ce qui a trait à la sécurité nationale et à la protection civile ; iii)  appuyer la responsabilité du ministre relativement à la coordination des entités du portefeuille de la Sécurité publique et en établir les priorités stratégiques.

Les fonctionnaires du Ministère fournissent des conseils et un soutien stratégiques au ministre de la SPPC sur diverses questions, notamment la sécurité nationale, les stratégies frontalières, la lutte contre la criminalité et la gestion des mesures d’urgence. Il met aussi en œuvre un certain nombre de programmes de subventions et de contributions liés à la gestion des urgences, à la sécurité nationale, ainsi qu’à la sécurité des collectivités.

Sécurité publique Canada est structuré en cinq secteurs : le Secteur de la gestion des urgences et des programmes, le Secteur de la sécurité communautaire et de la réduction du crime, le Secteur des affaires du Portefeuille et des communications, le Secteur de la sécurité et du cyber sécurité nationale et le Secteur de la gestion ministérielle; il compte aussi un dirigeant principal de la vérification et l'évaluation et est soutenu par les Services juridiques. Le Ministère a des bureaux régionaux dans toutes les provinces, ainsi que dans le Nord. Les bureaux régionaux coordonnent les interventions fédérales en cas d’urgence, favorisent l’efficacité des programmes de gestion des urgences, les services de police autochtones et la prévention du crime et améliorent les partenariats avec les autres paliers de gouvernement et les intervenants régionaux clés.

À propos du Portefeuille de la sécurité publique

Le portefeuille de la Sécurité publique compte neuf organisations qui contribuent directement à la sécurité des Canadiens. Tandis que ces organisations assurent des opérations de sécurité propres à leurs mandats respectifs, Sécurité publique Canada, par son rôle de coordination, confère une orientation stratégique à l'ensemble des programmes de sécurité.

Portefeuille de la Sécurité publique

• Sécurité publique Canada (SP)
• Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)
• Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS)
• Service correctionnel du Canada (SCC)
• Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC)
• Gendarmerie royale du Canada (GRC)
• Comité externe d'examen (CEE) de la GRC
• Commission des plaintes du public (CPP) contre la GRC
• Bureau de l'enquêteur correctionnel (BEC)

À propos de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle vise à appuyer le processus démocratique en favorisant la transparence du gouvernement et sa responsabilisation à l’égard de la population canadienne. La Loi crée un droit exécutoire d’accès aux dossiers relevant d’un gouvernement, conformément aux principes selon lesquels l’information en question doit être rendue publique, les exceptions nécessaires au droit d’accès doivent être limitées et précises et les décisions sur la divulgation des renseignements du gouvernement doivent être examinées par un tiers indépendant.

Selon l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de chaque organisme du gouvernement doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi au cours de l’exercice. Le présent rapport expose comment Sécurité publique Canada a appliqué la Loi sur l’accès à l’information tout au long de l’année fiscale.

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

L’Unité des Opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Unité des Opérations de l’AIPRP) et l’Unité des politiques, de la protection des renseignements personnels et de la formation (Unité PPRPF) fait partie de la Division de l’AIPRP et des services exécutifs dans le Secteur des affaires du Portefeuille et des communications du Ministère. La directrice de l’AIPRP et service exécutifs, avec l’aide d’un adjoint administratif, est responsable de l’AIPRP et des services de correspondance ministérielle et de secrétariat. Le bureau de l’AIPRP est composé de douze employés à temps plein et comporte deux volets de travail : (1) Unité des Opérations AIPRP qui comprend un gestionnaire, deux chefs d’équipe, cinq analystes, un analyste subalterne et un adjoint administratif; et, (2) Unité PPRPF qui comprend un chef d’équipe et un analyste en politiques.

Le bureau de l’AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministère doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Équipe est également responsable de la réponse aux demandes formulées en vertu de ces lois, ainsi que de la prestation des services suivants au sein du Ministère :

• traiter les demandes de consultation reçues d’autres institutions;
• offrir des conseils et une orientation aux employés et aux cadres supérieurs sur les questions AIPRP;
• produire les rapports annuels au Parlement;
• donner des séances de sensibilisation sur l’AIPRP aux employés du Ministère;
• coordonner la mise à jour régulière des manuels d’Info Source;
• passer en revue les documents du Ministère (vérifications, évaluations, etc.) avant leur communication proactive sur le site Web du Ministère;
• élaborer des procédures ministérielles pour le traitement des demandes AIPRP;
• entretenir la salle de lecture du Ministère consacrée à l’AIPRP;
• participer aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l’AIPRP (réunions et groupes de travail AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor, par exemple).

Délégation de pouvoirs

Durant la période faisant l’objet du rapport, le bureau de l’AIPRP a fonctionné selon l’arrêté signé par le ministre le 8 janvier 2016, par lequel il délègue ses pouvoirs et responsabilités que lui attribue la Loi sur l’accès à l’information.

Politiques, procédures ou lignes directrices nouvelles ou révisées

Au cours de la période visée par le rapport, l’Attestation de conformité que remplissent les secteurs quand ils traitent des dossiers liés à l’AIPRP a été mise à jour afin de veiller à ce que les réponses données à la suite d’une demande de dossiers soient les plus complètes possible. Cela comprend une présentation adéquate, la vérification de la présence des pièces jointes et des justifications suffisamment détaillées quant aux informations retenues.

Formation

Le Bureau de l’AIPRP a offert 12 séances de formation et d’information sur l’extraction et l’examen des documents liés aux demandes d’accès à l’information, les évaluations des répercussions sur la vie privée et la nouvelle Attestation de conformité en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces séances ont bénéficié à 225 personnes.

Surveillance du rendement

Le  bureau de l’AIPRP surveille le traitement des demandes de protection des renseignements personnels en les enregistrant dans AccessPro Case Management, un système global de suivi. Il utilise le système pour produire des rapports sur la conformité et pour présenter des statistiques sur la récupération dans le rapport d’AIPRP hebdomadaire. De plus, le nombre de séances de formation, d’atteintes à la vie privée et d’Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée remplies est signalé tous les trois mois au Comité de direction.

Difficultés et complexités

La complexité des demandes reçues est toujours un défi en raison des renseignements entremêlés portant sur diverses personnes.

Volume et capacité

Le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a diminué de 69 pourcent depuis la dernière période de référence (de 67 à 21 demandes).

Principales questions soulevées à la suite de plaintes, d’enquêtes, ou des vérifications

Sécurité publique a répondu à une plainte durant l’année fiscale qui a été résolu.  Il n’y a aucune vérification ou question principale au cours de l’année.

Atteinte substantielle à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée au cours de l’exercice.

Appels aux tribunaux

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées pendant l’année

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) a été réalisée pendant l’exercice :

• Nominations par le gouverneur en conseil : Le ministère joue un rôle central au niveau du soutien opérationnel et de la prestation de conseils au bureau du ministre en ce qui a trait à toutes les nominations par le gouverneur en conseil au sein du portefeuille de la Sécurité publique. L’EFRVP a examiné et adressé les responsabilités et activités suivantes pour le processus de nomination:
• La gestion et la coordination de processus de sélection ouverts, transparents et fondés sur le mérite (l’apport d’un guichet unique pour toutes les nominations par le gouverneur en conseil qui se trouvent dans le portefeuille);
• La préparation d’avis de possibilités d’emploi, de critères de sélection, de questions d’entrevues, de lettres de préavis et de documents de référence (par exemple des lignes directives, des plans d’action, des présentations, des notes d’information, etc.);
• La prestation de recommandations au ministre; et
• Le suivi et rapport sur l’état actuel et à venir des postes vacants au sein du portefeuille.  

L’EFRVP se trouve au lien suivant: https://www.securitepublique.gc.ca/cnt/trnsprnc/ccss-nfrmtn-prvc/prvc-mpct-ssssmnt/gvrnr-cncl-ppntmnts-fr.aspx

Chapitre II – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Résumé

Sécurité publique Canada a reçu 21 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une diminution d’environ 69 pourcent par rapport à l’année précédente. Sécurité publique Canada a répondu à toutes les demandes à temps, et il s’agissait de la neuvième année consécutive pendant laquelle Ministère répondait à plus de 90 pourcent des demandes dans les délais prescrits. Le Ministère a pris en moyenne 29 jours pour traiter une demande faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Charge de travail globale

L’annexe B dresse un sommaire statistique des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information traitées par Sécurité publique Canada entre le 1^er avril 2017 et le 31 mars 2018. La section suivante donne une vue d’ensemble et l’interprétation de cette information.  Les chiffres ci-dessous donnent un aperçu des demandes d’accès à l’information et à des renseignements personnels et des consultations provenant d’autres institutions. 

Le tableau qui suit offre une ventilation globale des demandes officielles d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et les consultations provenant d’autres organismes pour les cinq dernières années.

* Remarque : En 2014-2015, la structure hiérarchique à Sécurité publique a changé résultant que les demandes informels ne sont plus inclus dans le cadre de ce tableau

Demandes reçues en vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre de demandes liées à la protection des renseignements personnels demeure modeste par rapport au nombre de demandes en matière d’accès à l’information. Sécurité publique Canada recueille peu d’information directement auprès des Canadiens, contrairement à des organismes du portefeuille au mandat plus opérationnel comme la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et Service correctionnel Canada (SCC), lesquels reçoivent des milliers de demandes par an.

Sécurité publique Canada a reçu 21 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice, ce qui représente une diminution d’environ 69 pourcent par rapport au nombre de demandes reçues au cours de l’exercice précédent (67). Le Ministère n’a répondu à aucune demande reçue pendant l’exercice précédent, et une demande a été rapportée à l’année prochaine.

Prorogations

Aux termes de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions peuvent proroger le délai de traitement des demandes si la recherche de documents entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution, ou si les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai. Pendant l’exercice, le Ministère s’est prévalu de sept prolongements de 16 à 30 jours afin de mener les consultations nécessaires.

Rendement dans le respect des délais prescrits de réponse

Parmi les 20 demandes traitées, trois l’ont été dans les 15 jours, 9 l’ont été entre 16 et 30 jours après leur réception, et huit l’ont été entre 61 et 120 jours après leur réception. Le Ministère a traité toutes les demandes dans les délais prévus par la loi.

Suite donnée aux demandes

Une demande faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été communiquées sans exception, 14 demandes ont fait l’objet d’une communication partielle, zéro on fait l’objet d’une exemption, une à été abandonnée, 3 ou aucune document existe, et dans un cas l’existence de dossiers relatifs à une demande n’a été ni confirmée ni infirmée.

Demandes de consultation d’autres institutions

Pendant l’exercice, trois demandes de consultation ont été reçues d’autres institutions.  

Communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le responsable d’une institution fédérale a le pouvoir de communiquer des renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Le Ministère n’a pas procédé de communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Annexe A – Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du Ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste.  Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B – Rapport statistique de 2015-2016 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 – Prorogations

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Date de modification :

2019-05-01