Audit de suivi de la mise en œuvre des recommandations du Bureau du vérificateur général du Canada sur la gestion de la paye

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© Sa Majesté la Reine du Chef du Canada, 2020
No de Cat: PS4-262/2020F-PDF
ISBN: 978-0-660-34963-3
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Contexte

Administration de la paye au sein du gouvernement du Canada

Les ministères sont chargés de veiller à ce que les ressources financières du gouvernement du Canada soient bien gérées et à ce qu’une gouvernance et des contrôles internes efficaces soient établis.

Processus de paye de bout en bout

Source : Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye (Secrétariat du Conseil du Trésor)

Administration de la paye à Sécurité publique Canada

Responsabilités dans le processus de paye

La responsabilité et les contrôles du processus de paye doivent être mis en place conformément à la LGFP et aux instruments politiques du Conseil du Trésor.

L’Annexe A contient un aperçu détaillé des étapes du processus de paye.

Figure Étapes du processus de paye
Description d'image

Il s’agit d’un diagramme à flèches du processus, composé de trois domaines de responsabilisation: Gestionnaire du centre de responsabilité, Ressources humaines et Finances.

Activités de supervision de la gestion de la paye

Un certain nombre d’activités de contrôle de la gestion de la paye ont eu lieu au cours des dernières années, tant au niveau du gouvernement que des ministères :

2017 - Vérification annuelle des états financiers consolidés du gouvernement du Canada par le Bureau du vérificateur général (BVG) en vue de les insérer dans les Comptes publics du Canada.

Lettre de gestion du BVG distribuée par le contrôleur général du Canada

2018 - Bureau du vérificateur général – Vérification annuelle des états financiers consolidés du gouvernement du Canada en vue de les insérer dans les Comptes publics du Canada.

Outil d’auto-évaluation du BVG 

Évaluation du cadre de contrôle interne pour l’exercice 2018-2019.

Objectifs et portée de l’audit de suivi de la DGAIE

Objectifs et portée de l’audit de suivi de la DGAIE
Description d'mage

Objectifs et portée de l’audit de suivi de la DGAIE

 

Cet audit de suivi a pour objectif d’évaluer si les mesures prévues par SP (présentées et approuvées à la rencontre du CMA d’octobre 2018) ont été mises en œuvre efficacement pour donner suite aux recommandations du BVG concernant la gestion de la paye. 

L’audit de suivi porta sur l’état d’avancement, en date du 31 décembre 2019, de la mise en œuvre des mesures prévues pour répondre aux neuf recommandations.

Approche et méthodologie de l’audit de suivi de la DGAIE

Conformité aux normes professionnelles

Cet audit de suivi est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l'audit interne du Gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats d'une évaluation externe du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Recommandations du BVG – Thèmes

Les neuf recommandations formulées par le BVG à la suite des vérifications des états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2017 et 2018 étaient fondées sur les observations rapportées sous les thèmes suivants :

  1. Information reçue de l’administrateur de la paye
  2. Gestion financière – approbations en vertu de l’article 34
  3. Gestion financière – approbations en vertu de l’article 33
  4. Gestion financière – rapprochement du rapport IO50
  5. Gestion des ressources humaines – conservation des documents clés
  6. Gestion des ressources humaines – accès au rôle du gestionnaire délégué article 34 dans Phénix
  7. Contrôles internes du traitement de la paye
  8. Accès et rôles
  9. Besoins en formation

Information reçue de l’administrateur de la paye

Recommandation du BVG no 1

SP devrait collaborer avec SPAC pour obtenir l’information requise qui leur permettrait d’évaluer l’exactitude et l’exhaustivité de l’information sur la paye qui a un effet sur les crédits et les employés.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 1 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto-évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

1. Information reçue de l’administrateur de la paye
a) Les entités devraient collaborer avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour obtenir l’information requise qui leur permettrait d’évaluer l’exactitude et l’exhaustivité de l’information sur la paye qui a un effet sur les crédits et les employés des entités. 

i. Une évaluation a été effectuée à l'interne pour déterminer les rapports qui sont requis de la part de SPAC.

Niveau 3

Niveau 3

ii. Formalisation d'une voie de communication entre l'entité et SPAC / équipes mixtes du Centre des services de paye (p. ex. réunions périodiques prévues, personnes-ressources désignées, délai de réponse prédéterminé, etc.).

Niveau 4

Niveau 4

iii. Revue des rapports et évaluation de l'exactitude et de l'exhaustivité (p. ex. un examen des rapports d'erreurs de Phénix, de l'outil d'intelligence d'affaire ou tout autres rapports pertinents). 

Niveau 2

Niveau 2

iv. Autres processus pertinents signalés par SP : SP a un plan pour améliorer encore la qualité des données dans l’OPS afin d’aider à garantir l’exactitude et l’exhaustivité de l’information sur la paye.

Niveau 1

Niveau 1

Gestion financière – approbations en vertu de l’article 34

Recommandation du BVG no 2(a)

Lorsqu’elle approuve des paiements relatifs à la paye en vertu de l’article 34, SP devrait exercer le même niveau de contrôle et faire preuve de la même rigueur que lorsqu’elle approuvent les autres imputations sur ses crédits. Des processus visant à vérifier que les employés qui approuvent les paiements en vertu de l’article 34 détiennent le pouvoir délégué de le faire devraient être mis en place.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 2(b)

En collaboration avec le SCT, SP devrait recenser les secteurs où des lignes directrices et de la formation sont nécessaires pour améliorer les pratiques en matière d’information financière et renforcer les contrôles internes.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 2 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto-évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

2. Gestion financière – Approbations en vertu de l’article 34
2a) Lorsque les entités approuvent les paiements relatifs à la paye en vertu de l’article 34, les entités devraient exercer le même niveau de contrôle et faire preuve de la même rigueur que lorsqu’elles approuvent les autres imputations sur leurs crédits. Des processus visant à vérifier que les employés qui approuvent les paiements en vertu de l’article 34 détiennent le pouvoir délégué de le faire devraient êtes mis en place. 

i. L'accès à Phénix et à l'application e-PAR pour les demandes d'intervention de la paye électroniques est restreint afin que seules les personnes ayant des pouvoirs délégués aux termes de l'article 34 puissent approuver des opérations de paye.

Niveau 4

Niveau 1

ii. Des procédures ont été documentées et mises en œuvre en vue d'actualiser régulièrement les autorisations en vertu de l'article 34 et la base de données de la Fiche de spécimen de signature (FSS) en fonction des autorisations qui sont nouvellement accordées, expirées ou modifiées en vertu de l'article 34.

Niveau 4

Niveau 3

iii. Des procédures de suivi ont été effectuées pour évaluer l'exactitude des approbations données aux termes de l'article 34, avec l'aide de documents de support (p. ex. FSS).

Niveau 3

Niveau 1

iv. Autres processus pertinents signalés par SP; SP s’assure que tous les gestionnaires (article 34) ont suivi une formation sur la délégation de pouvoirs (FDP) avant d’activer leur FSS.  SP s’assure que la liste des gestionnaires de l’article 34 à Phénix correspond à la liste des FSS maintenue dans son application. SP effectue également un examen annuel de toutes les FSS.

Niveau 4

Niveau 1

2b) Les entités, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), devraient recenser les secteurs où des lignes directrices et de la formation sont nécessaires pour améliorer les pratiques en matière d’information financière et renforcer les contrôles internes.

i. L'entité a évalué si une formation est requise et a aussi documenté ses besoins.

Niveau 3

Niveau 3

ii. Établissement d'un dialogue avec le SCT et d'autres parties prenantes importantes en vue d'obtenir les formations nécessaires.

Niveau 3

Niveau 3

iii. Il existe des procédures, des listes de contrôle ou d'autres mécanismes qui peuvent aider les personnes qui doivent accorder et/ou examiner les approbations aux termes de l'article 34.

Niveau 3

Niveau 2

iv. Autres processus pertinents signalés par SP; une évaluation du contrôle interne de la paye par un tiers est actuellement en cours pour déterminer si les contrôles clés sont conçus et fonctionnent efficacement.

Niveau 2

Niveau 5

Gestion financière – approbations en vertu de l’article 33

Recommandation du BVG no 3 (a)

Lorsqu’elle approuve des paiements relatifs à la paye en vertu de l’article 33, SP devrait exercer le même contrôle et faire preuve de la même rigueur que lorsqu’elle approuve toute autre dépense imputée sur ses crédits.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 3 (b)

SP devrait établir un processus officiel, tel que l’outil de prévision des salaires, pour détecter et prévenir les paiements inexacts et certifier les paiements en vertu de l’article 33.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 3 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto- évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

3. Gestion financière – Approbations en vertu de l’article 33

a) Lorsqu’elles approuvent les paiements relatifs à la paye en vertu de l’article 33, les entités devraient exercer le même niveau de contrôle et faire preuve de la même rigueur que lorsqu’elles approuvent les autres imputations sur leurs crédits.

i. Une vérification préalable au versement des paiements est réalisée et documentée avant de procéder à une approbation en vertu de l'article 33 (généralement en fonction de seuils définis à l'avance, p. ex. tous les paiements supérieurs à un certain montant, les paiements qui pourraient être en double, etc.).

Niveau 4

Niveau 2

ii. Application et documentation d'un processus de vérification postérieure des transactions de paie individuelle.

Niveau 2

Niveau 1

iii. Autres processus pertinents signalés par SP; une évaluation du contrôle interne de la paye par un tiers est actuellement en cours pour déterminer si les contrôles clés sont conçus et fonctionnent efficacement.

Niveau 2

Niveau 5

b) Les entités devraient mettre en place un processus officiel, tel que l’outil de prévision des salaires, pour détecter et prévenir les paiements inexacts et certifier les paiements en vertu de l’article 33. Des contrôles adéquats devraient être conçus et mis en œuvre pour valider l’exactitude et l’exhaustivité des données utilisées dans ce processus.

i. Un processus officiel a été documenté et mis en oeuvre, comme une analyse du caractère raisonnable du montant des paiements avant la certification des paiements en vertu de l'article 33 (p. ex. à l'aide de l'outil de prévision des salaires, une analyse des écarts, etc.).

Niveau 1

Niveau 1

ii. Les données utilisées pour effectuer le processus décrit à 3b)i sont validées pour confirmer leur exactitude et leur exhaustivité.

Niveau 1

Niveau 1

iii. Il existe des procédures ou des listes de contrôle documentées qui peuvent aider les personnes qui doivent accorder et/ou examiner les approbations aux termes de l'article 33.

Niveau 2

Niveau 1

iv. Autres processus pertinents signalés par SP; une évaluation du contrôle interne de la paye par un tiers est actuellement en cours pour déterminer si les contrôles clés sont conçus et fonctionnent efficacement. SP met en place des outils de gestion améliorés pour mieux suivre et rendre compte des dépenses et des prévisions salariales (rapport sur les écarts de l’OPS, manuel OPS, instructions de travail de l’OPS, soutien technique aux utilisateurs de l’OPS, etc.).

Niveau 2

Niveau 5

Gestion financière — rapprochement du rapport IO50

Recommandation du BVG no 4 (a) et (b)

(a) SP devrait régulièrement rapprocher les charges salariales prévues, les paiements effectués (rapports IO50) et les charges salariales enregistrées dans le grand livre général (SAP).

(b) SP devrait aussi comprendre et documenter dans quels comptes du grand livre général est reportée l’information des rapports IO50 dans le grand livre général (SAP).

Ce que nous avons constaté

Rapprochement des rapports I050 dans le grand livre général (SAP)

Mise en correspondance avec le grand livre général

OPS – comparaison des salaires réels et des prévisions budgétaires

Recommandation du BVG no 4 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto- évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

4. Gestion financière – Rapprochement du rapport IO50

a) Les entités devraient régulièrement rapprocher les charges salariales prévues, les paiements effectués (rapports IO50) et les charges salariales enregistrées dans le grand livre général.

i. Des rapprochements ont été effectués entre les dossiers de paye I050 et le compte de rapports financiers (CRF) 51311.

Niveau 3

Niveau 5

ii. Tous les éléments de rapprochement ont été relevés et étayés par
des documents justificatifs.

Niveau 2

Niveau 5

iii. La fréquence des rapprochements est établie.

Niveau 2

Niveau 5

iv. Autres processus pertinents signalés par SP; une évaluation du contrôle interne de la paye par un tiers ainsi que la clôture financière et des rapports sont actuellement en cours pour déterminer si les contrôles clés sont conçus et fonctionnent efficacement.

Niveau 2

Niveau 5

b) Les entités devraient aussi comprendre et documenter dans quels comptes du grand livre général est reportée l’information des rapports IO50

i. Si le rapprochement au point a) n'est pas concluant, obtenir le document de mise en correspondance des charges salariale selon les codes des rapports IO50 et les comptes du grand livre général. Si le rapprochement en a) est concluant, ce point est non-applicable.

Niveau 3

Niveau 5

ii. Autres processus pertinents signalés par SP; SP surveille les comptes d’attente de la paye et les comptes de contrôle du RG pour garantir l’enregistrement correct des transactions par le grand livre général et par exercice financier sur une base mensuelle et effectue des écritures comptables correctives si nécessaire.

Niveau 4

Niveau 5

Gestion des ressources humaines – conservation des documents clés

Recommandation du BVG no 5

En collaboration avec le SCT, SP devrait clarifier les politiques de conservation des documents pour les documents clés de gestion des ressources humaines afin d’assurer la tenue d’un dossier du personnel adéquat pour chaque employé.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 5 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto- évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

5. Gestion des ressources humaines – conservation des documents clés

a) Les entités, en collaboration avec le SCT, devraient clarifier les politiques de conservation des documents pour les documents clés de gestion des ressources humaines afin d’assurer la tenue d’un dossier du personnel adéquat pour chaque employé du gouvernement fédéral.

i. L'entité a confirmé qu'elle avait des politiques de conservation qui sont utilisées pour les documents clés de gestion des ressources humaines qui sont allignés avec les lignes directrice de Bibliothèque et Archives Canada. (p. ex. les lignes directrices sur le dossier personnel de l'employé du SCT ou de l'entité).

Niveau 3

Niveau 3

ii. L'entité a diffusé ses politiques de conservation des documents au sein de l'organisation (p. ex. les documents à conserver, l'endroit où il faut les conserver et la durée de conservation).

Niveau 3

Niveau 3

Gestion des ressources humaines – Accès au rôle du gestionnaire délégué article 34 dans Phénix

Recommandation du BVG no 6

En collaboration avec SPAC, SP devrait établir un processus clair et rigoureux par lequel SPAC recevrait les éléments prouvant que les demandes d’accès au rôle de gestionnaire délégué en vertu de l'article 34 ont été autorisées.

Recommandation du BVG no 6 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto-évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

 

6. Gestion des ressources humaines —Accès au rôle du gestionnaire délégué article 34 dans Phénix
a) En collaboration avec SPAC, les entités devraient établir un processus clair et rigoureux par lequel SPAC recevrait les éléments prouvant que les demandes d’accès au rôle de gestionnaire délégué en vertu de l'article 34 ont été autorisées.

i. Des procédures documentées et utilisées qui précisent les personnes qui sont autorisées à mettre régulièrement à jour la liste des gestionnaires délégués en vertu de l'article 34 pour tous changements dans le module « Déclaration heures travail » (nouveaux, modifiés ou expirés).

Niveau 4

Niveau 3

ii. Formulaires normalisés à remplir lorsque l'accès  au module  « Déclaration heures travail » en vertu de l'article 34 est requis.

Niveau 4

Niveau 3

Contrôles internes du traitement de la paye

Recommandation du BVG no 7 (a), (b) et (c)

  1. En collaboration avec SPAC, SP devrait mettre en place un processus pour gérer les changements à la liste des sources fiables.
  2. En collaboration avec SPAC, SP devrait également mettre en œuvre un processus pour valider que les autorisations des sources fiables sont authentiques et appropriées.

Ce que nous avons constaté

(c) SP devrait mettre en œuvre un processus pour surveiller l’état des DIP.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 7 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto- évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

7. Contrôles internes dans le traitement de la paye
a) Les entités, en collaboration avec SPAC, devraient mettre en place un processus pour gérer les changements à la liste des sources fiables.

i. Formalisation d'une voie de communication entre l'entité et SPAC pour discuter des procédures requises en vue de gérer les changements à la liste des sources fiables.

Niveau 4

Niveau 3

ii. Des procédures sont documentées et mises en œuvre pour gérer les changements à la liste des sources fiables, notamment le nom des personnes autorisées à faire les changements (p. ex. un formulaire normalisé).

Niveau 4

Niveau 3

b) De plus, les entités, en collaboration avec SPAC, devraient mettre en œuvre un processus pour valider que les autorisations des sources fiables sont authentiques et appropriées.

i. Un processus, convenu avec SPAC, est documenté et mis en place pour valider l'authenticité et le caractère approprié de l'approbation de la demande d'intervention de paye (DIP) par des sources fiables.

Niveau 3

Niveau 3

c) Enfin, les entités devraient mettre en œuvre un processus pour surveiller l’état des DIP.

i. Un mécanisme de suivi en continu des DIP a été mis en œuvre. Il indique notamment l'état de la demande qui est soumise, à l'étude ou terminée, par exemple.

Niveau 1

Niveau 1

ii. Un suivi des DIP qui n'ont pas été traitées dans un délai raisonnable est régulièrement effectué.

Niveau 1

Niveau 1

Accès et rôles

Recommandation du BVG no 8

En collaboration avec SPAC, SP devrait acquérir une bonne compréhension des rôles confiés à ses employés dans Phénix. SP devrait revoir les rôles confiés à ses employés, évaluer le caractère approprié de l’accès, et modifier les rôles si nécessaire.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 8 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto- évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

8. Accès et rôles

a) Les entités, en collaboration avec SPAC, devraient acquérir une bonne compréhension des rôles confiés à leurs employés dans Phénix. Les entités devraient revoir les rôles confiés à leurs employés, évaluer le caractère approprié de l’accès, et modifier les rôles si nécessaire.

i. Obtenir une compréhension des rôles accordés à l'heure actuelle dans Phénix.

Niveau 4

Niveau 3

ii. Les rôles confiés et les droits d'accès documentés font l'objet d'examens périodiques pour vérifier s'ils sont appropriés et respecte le principe de séparation des tâches.

Niveau 3

Niveau 3

iii. Autres processus pertinents signalés par SP; l’agent de contrôle de l’accès pour la sécurité (ACAS) s’assure que les employés ont accès à Phénix quand ils en ont besoin pour leurs tâches, que les demandes sont approuvées par l’autorité compétente et que l’accès obéit aux règles de séparation des tâches.

Niveau 3

Niveau 3

Besoins en formation

Recommandation du BVG no 9

SP, en collaboration avec SPAC et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), devraient évaluer globalement les besoins en formation et élaborer un plan intégré de formation à tous les niveaux pour s’assurer que toutes les parties concernées comprennent bien leurs rôles et responsabilités dans le cadre du processus des RH à la paye.

Ce que nous avons constaté

Recommandation du BVG no 9 - Évaluation de la DGAIE

Recommandations du BVG

Outil d’auto-évaluation du BVG - Attentes minimales

Niveau d’auto- évaluation

Niveau d’évaluation de la DGAIE

9. Besoins en formation

a) SPAC, en collaboration avec les entités et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, devraient évaluer globalement les besoins en formation et élaborer un plan intégré de formation à tous les niveaux pour s’assurer que toutes les parties concernées comprennent bien leurs rôles et responsabilités dans le cadre du processus des RH à la paye.

i. Les entités, SPAC et/ou le BDPRH ont défini les besoins en matière de formation et élaboré un plan de formation pour tous les échelons et les différents rôles et responsabilités des parties concernées par le processus de RH à la paye.

Niveau 3

Niveau 3

ii. Le plan de formation a été communiqué à toutes les
parties prenantes.

Niveau 4

Niveau 3

iii. Autres processus pertinents signalés par SP; SP surveille de manière proactive le rapport d’approbation (article 34) en attente et assure un suivi direct auprès des gestionnaires (article 34) afin de fournir un encadrement individuel pour l’obtention des approbations en attente. Grâce à cette initiative, le nombre de transactions en attente d’approbation a été considérablement réduit.

Niveau 4

Niveau 3

Conclusion de l’audit de suivi

Annexe A : Étapes du processus de paye 

Reddition de comptes

Étapes du processus de paye

Gestionnaire du centre de responsabilité (GCR)

Étape 1. Engagement des dépenses. Le GCR soumet une demande aux Ressources humaines (RH)-Personnel pour demander une mesure de dotation ou aux RH-Rémunération (par exemple, intérim de moins de 4 mois, heures supplémentaires, etc.)

Étape 2. Contrôle des engagements (article 32 de la LGFP). Le GCR ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 32 de la LGFP confirme la disponibilité des fonds en signant le document Demande de services de ressources humaines (DRSH)

Étape 3. Attestation par le GCR (article 34 de la LGFP). Le GCR ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34 de la LGFP certifie le droit, par exemple, signe la lettre d’offre, signe le formulaire d’heures supplémentaires et/ou l’application Web de paye pour services supplémentaires (PSS), l’application Web de la rémunération (AWR), etc.

Ressources humaines

Étape 4. Saisie de la paye. Le conseiller en rémunération des RH confirme l’admissibilité de l’employé, procède aux calculs requis et entre la transaction dans le Système de paye régional (PHÉNIX) et dans PeopleSoft.

Étape 5. Vérification de la paye-RH. Un deuxième conseiller en rémunération vérifie l’opération. Comme preuve tangible, le collègue vérifie les timbres du conseiller en rémunération, signe et date la copie d’écran de PHÉNIX.

Finances

Étape 6. Autorisation (article 33 de la LGFP). L’agent des finances ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP approuve la transaction dans Phénix.

    • Pour les transactions salariales qui ont été identifiées comme présentant un risque élevé, un représentant des finances exécute les procédures d’examen des paiements de salaire avant que l’agent des finances ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP n’approuve la transaction (vérification avant paiement)
    • Pour les transactions salariales qui ont été identifiées comme présentant un risque moyen ou faible :
      • L’agent des finances ayant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP approuve la transaction; et
      • Un représentant des finances exécute les procédures d’examen des paiements de salaire, sur la base d’échantillons, après que la transaction a été approuvée en vertu de l’article 33 de la LGFP n’approuve la transaction (vérification avant paiement)

Source : Sécurité publique Canada, Procédure de paiement de la paye (article 33); pouvoir de certification et Guide des paiements

Annexe B : Échelle de notation – Suivi de la mise en œuvre des recommandations du BVG sur la gestion de la paye

* Échelle de notation

Niveau 1

Aucun progrès ou aucun progrès significatif
Des mesures comme créer un nouveau comité, organiser des réunions et produire des plans non officiels devraient être considérées comme des progrès non significatifs.

Niveau 2

Étape de la planification
Votre organisation a mis sur pied des plans officiels en vue d’apporter des changements organisationnels et les a fait approuver par le palier de gestion pertinent (un palier suffisamment élevé, ordinairement un comité de direction ou l’équivalent), et les a dotés de ressources adéquates et d’un échéancier raisonnable.

Niveau 3

Préparation à la mise en œuvre
Votre organisation a préparé concrètement la mise en œuvre d’une recommandation en embauchant ou en formant du personnel, ou encore en créant ou en obtenant les ressources nécessaires pour donner suite à la recommandation.

Niveau 4

Mise en œuvre avancée
Votre organisation a mis en place des structures et des processus, et les intégrés au moins en partie à l’organisation, et certains résultats ont été obtenus. Votre organisation a aussi établi un plan à court terme et un échéancier en vue de la mise en œuvre intégrale.

Niveau 5

Mise en œuvre complète
Votre organisation a élaboré des plans officiels pour procéder à des changements et les a fait approuver par le gestionnaire approprié (d’un niveau suffisant, habituellement un comité exécutif ou l’équivalent).

Niveau S.O.

Désuète/autre
Votre organisation estime que la recommandation est désuète et ne peut plus être mise en œuvre à cause d’une situation imprévue, ou parce que le problème soulevé a été réglé grâce à la mise en place d’un nouveau processus ou programme. Fournir une explication quand on utilise cette cote.

*L’échelle de notation a été adoptée par la grille d’auto-évaluation du Bureau du vérificateur général.

 

Annex C: Réponse de la direction de la DGGM

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