Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2010-2011

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Table des matières

Chapitre I - Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

À propos de Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada assume un rôle de leadership élargi qui permet la coordination des activités des ministéres et organismes responsables de la sécurité publique. La Loi sur le ministére de la Sécurité publique et de la Protection civile (2005) et la Loi sur la gestion des urgences (2007) établissent deux rôles essentiels pour le Ministére : soutenir le ministre dans ses responsabilités liées à toutes les questions relatives à la sécurité publique et à la gestion des urgences, y compris le leadership national, à l'exception de celles attribuées à un autre ministre fédéral, et coordonner les activités des autres organismes du Portefeuille, ainsi que fournir une orientation quant à leurs priorités stratégiques. Le rôle de leadership du Ministére est reflété dans le résultat stratégique qu'il vise, soit un Canada sécuritaire et résilient, et dans la poursuite des activités de programme suivantes : sécurité nationale, stratégies frontaliéres, lutte contre la criminalité, gestion des situations d'urgence et services internes. Le Ministére, à titre de coordonnateur du Portefeuille, assure la perspective stratégique du programme global de sécurité. Pour remplir son mandat, le Ministére travaille de concert avec d'autres organisations et partenaires : les ministéres et organismes fédéraux, les provinces et les territoires, les organisations non gouvernementales, le secteur privé, les autres pays, le milieu universitaire et les collectivités.

Aperçu du portefeuille de la Sécurité publique

Le portefeuille de la Sécurité publique comprend neuf organisations dont le ministre de la Sécurité publique est responsable. En plus du ministére de la Sécurité publique, le Portefeuille comprend l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le Service correctionnel du Canada (SCC), la Commission nationale des libérations conditionnelles (CNLC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il renferme également trois organes de surveillance : le Comité externe d'examen de la GRC, la Commission des plaintes du public contre la GRC et le Bureau de l'enquêteur correctionnel. Chaque organisation du Portefeuille gére ses propres programmes d'accés à l'information et de protection des renseignements personnels, conformément aux pouvoirs qui lui sont délégués par le ministre.

À propos de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protége la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents contre toute utilisation ou divulgation non autorisée des renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. Elle accorde également à ces personnes, ainsi qu'à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Selon l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution gouvernementale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de cette loi au cours de l'exercice. Le présent rapport décrit comment Sécurité publique Canada a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels tout au long de l'exercice 2010-2011.

Unité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L'Unité de l'Accés à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services exécutifs du Secteur des politiques stratégiques de Sécurité publique Canada. Elle est composée d'une gestionnaire, de deux conseillers principaux, de quatre analystes, d'un analyste subalterne et d'un adjoint administratif. La gestionnaire de l'Unité a agi à titre de coordonnatrice des demandes d'AIPRP du Ministére tout au long de l'année sur laquelle porte le rapport.

L'Unité de l'AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministére doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'Unité est également responsable des demandes formulées en vertu de ces lois, ainsi que de la prestation des services suivants au sein du Ministére :

Délégation de pouvoirs

Les responsabilités associées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, par exemple lorsqu'il faut aviser les demandeurs que les délais sont prorogés ou lors de la communication des documents aux requérants, sont déléguées aux employés de l'Unité de l'AIPRP au moyen d'un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique. L'approbation des exemptions est déléguée au sous‑ministre, au sous‑ministre délégué, aux cinq sous‑ministres adjoints (SMA), à un sous‑ministre adjoint délégué, au directeur général des Communications et à la dirigeante principale de la vérification interne du Ministére.

L'instrument de délégation actuel est joint à l'Annexe A.

Faits saillants et réalisations pour 2010-2011

Sécurité publique Canada continue d'améliorer la façon dont il répond aux demandes d'AI, en accélérant le processus de traitement des demandes et en améliorant l'efficacité et la précision. Voici certains des faits saillants :

Procédures ou lignes directrices nouvelles ou révisées

Cadre d'évaluation des facteurs liés à la vie privée

L'Unité de l'AIPRP a créé, en collaboration avec d'autres ministéres fédéraux, un Cadre d'évaluation des facteurs liés à la vie privée afin de fournir aux employés de SP l'information et les ressources nécessaires pour mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privé de façon efficace. Ce cadre a été approuvé par le sous‑ministre et sera accessible à tous les employés de SP sur le site Intranet du Ministére.

Défis

Dotation

Comme c'est le cas pour toutes les institutions fédérales, le recrutement et le maintien de professionnels qualifiés en matiére d'AIPRP demeure un défi. Le défi à Sécurité publique Canada est d'autant plus compliqué par l'exigence voulant que bon nombre d'employés de l'AIPRP doivent posséder une cote de sécurité aux plus hauts niveaux étant donné la nature des opérations du Ministére. SP continue d'examiner le niveau des ressources disponibles à l'Unité de l'AIPRP.

Le roulement du personnel élevé au sein du Ministére rend difficile la tenue des dossiers et la gestion des connaissances sur les procédures d'AIPRP.

Chapitre II - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Données et analyse

L'Annexe B fait un survol du rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées par Sécurité publique Canada entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011. La présente section fournit un aperçu et une interprétation de cette information.

La charge de travail globale de l'Unité de l'AIPRP a été relativement stable au cours des cinq derniéres années. Les totaux annuels comptent les demandes officielles d'accés à l'information et de protection des renseignements personnels, ainsi que les consultations provenant d'autres organismes. Les demandes traitées de façon non officielle ou les autres services que l'Unité de l'AIPRP fournit au Ministére ne sont pas inclues dans ces données.

Le tableau ci-dessous donne une ventilation globale de ces données pour les cinq derniéres années.

  2006-
2007
2007-2008 2008-
2009
2009-
2010
2010-
2011
Demandes d'accés à l'information reçue par SP 229 296 235 208 298
Demandes de protection des renseignements personnels reçues par SP 11 17 12 37 32
Consultations d’accès à l’information reçues par d’autres institutions 177 175 198 136 223
Consultations de protection des renseignements personnels reçues par d’autres institutions 5 7 10 18 9
Charge de travail totale 422 495 455 399 562

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre de demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assez faible comparativement au volume des demandes d'accés à l'information. Sécurité publique Canada ne recueille pas beaucoup d'information directement des Canadiens et ne reçoit donc que trés peu de demandes de renseignements personnels. Toutefois, les organismes du Portefeuille dont le mandat est de nature plus opérationnelle, comme la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Service correctionnel du Canada (SCC), reçoivent des milliers de demandes chaque année.

Pendant l'année, le Ministére a reçu 32 demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cinq demandes avaient été reportées de l'année précédente, pour un total de 37 demandes à traiter durant l'exercice 2010-2011.  Parmi ces demandes, 33 ont été réglées pendant l'année, alors que les quatre autres ont été reportées à l'année suivante.

Prorogations

Aux termes de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions peuvent proroger le délai de traitement des demandes s'il n'est pas possible de terminer les recherches de documents dans les 30 jours suivant la réception de la demande, ou si elles doivent consulter d'autres institutions. Au cours de 2010-2011, le Ministére a eu recours à dix prorogations de 30 jours ou moins. Cinq prorogations ont été effectuées en raison d'un nombre élevé de dossiers et d'ingérences dans les opérations, et cinq prorogations ont été effectuées afin de mener des consultations auprés d'autres institutions fédérales.

Rendement sur la capacité de répondre aux demandes dans les délais prescrits

Sécurité publique Canada a répondu à 20 des 33 demandes en 30 jours ou moins. Il a fallu de 31 à 60 jours pour répondre à trois demandes, de 61 à 120 jours pour répondre à sept demandes, et 120 jours ou plus pour traiter trois demandes.

Issue des demandes pour 2010-2011

Parfois, des demandes relatives à la protection des renseignements personnels qu'a reçues l'Unité de l'AIPRP de Sécurité publique Canada étaient adressées à l'un des organismes du Portefeuille, comme la GRC, le SCC, l'ASFC ou le SCRS. Il était impossible pour le Ministére de traiter ces demandes puisqu'il ne possédait pas les documents demandés. Des 33 demandes effectuées, huit n'ont pas pu être traitées par le Ministére.

Des dossiers ont été complétement divulgués en réponse à sept demandes, et 12 ont été divulgués en partie. Deux demandes ont été abandonnées, et quatre ont été transférées à d'autres institutions, avec le consentement du demandeur.

Consultations d'autres organismes

Le Ministére coordonne les activités des institutions fédérales et celles relevant du portefeuille de la Sécurité publique; c'est ainsi qu'il se penche de plus en plus sur les dossiers traités par ces institutions.

En 2010-2011, neuf demandes de consultation ont été présentées au Ministére en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Enquêtes

Le Commissariat à la protection de la vie privée a avisé Sécurité publique Canada qu'en 2010-2011, il a reçu deux plaintes concernant le refus de l'accés à des renseignements personnels. L'une des enquêtes portant sur ces plaintes a été résolue au cours de l'exercice et l'autre est en cours.

Appels déposés devant les tribunaux

Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale au cours de l'exercice.

Formation

L'Unité de l'AIPRP a créé des documents didactiques pour aider les employés du Ministére à comprendre la Loi sur la protection des renseignements personnels et le rôle qui en découle. Au total, cinq séances de formation de deux heurs ont été données au cours de l'exercice visé par le rapport, et 35 employés du Ministére ont reçu ces formations.

Les documents didactiques des séances ont été mis à la disposition de tous les employés du Ministére sur le site Intranet.

Les documents didactiques des séances ont été mis à la disposition de tous les employés du Ministére sur le site Intranet.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées pendant l'année

Dépôt direct de paiements de nature non salariale

Le Ministére a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour le dépôt direct des paiements de nature non salariale dans les comptes bancaires des employés de Sécurité publique Canada. Les dépôts visent le remboursement de paiements de nature non salariale, comme le remboursement des dépenses et les avances de voyage effectués au moyen du Systéme intégré de gestion financiére (SAP).

L'évaluation a été soumise au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Sécurité publique Canada n'a pas encore commencé à publier les résumés des évaluations sur son site Web, mais il examine la possibilité de le faire au cours de l'exercice 2011‑2012.

Divulgation d'information conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être communiqués lorsque, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée, ou encore lorsque ce responsable juge que la personne concernée en tirerait un avantage certain.

Pendant la période visée par le rapport, aucun renseignement personnel n'a été divulgué par Sécurité publique Canada conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Divulgation d'information conformément aux alinéas 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances bien précises et limitées où les institutions peuvent divulguer des renseignements personnels sans avoir obtenu au préalable le consentement de l’individu qu’ils concernent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a désigné quatre types de divulgations effectuées en vertu des alinéas précis de ce paragraphe et que les institutions doivent inclure dans leur rapport annuel de cette année. Il s’agit des renseignements divulgués aux parlementaires, pour les besoins de l’application de la loi ou dans l’intérêt public. 

Pendant la période visée par le rapport, aucun renseignement personnel n’a été divulgué par Sécurité publique Canada conformément aux alinéas 8(2) (e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A: Divulgation d'information conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique et Protection civile délégue aux titulaires des postes sous mentionnés, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Ministére de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels

 

 

Sous-ministre et Sous-ministre délégué Sous-ministres adjoints, Sous-ministres adjoints délégués, Directeur général des communications, Dirigeant principal de la vérification Gestionnaire AIPRP Conseillers principaux et analystes en matiére d'AIPRP
Section Article

8(2)(j)

Communication à des fins de recherche

 

 

 

8(2)(m)

Communication dans l'intérêt public ou d'une personne

 

 

 

8(4)

Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)

 

8(5)

Avis le de communication en vertu de 8(2)(m)

 

 

 

9(1)

Conservation d'un relevé des cas d'usage

 

 

9(4)

Usages compatibles

 

 

10

Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

 

 

14

Notification lors de demande de communication

 

 

15

Prorogation du délai

 

17(2)(b)

Version de la communication

 

 

17(3)(b)

Access to personal information in alternative format
Communication sur support de substitution

 

 

18(2)

Exception (fichiers inconsultables) - autorisation de refuser

 

 

19(1)

Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel

 

 

19(2)

Exception -  cas où la divulgation est autorisée

 

 

20

Exception -  affaires fédéro-provinciales

 

 

21

Exception -  affaires internationales et défense

 

 

22

Exception  - application de la loi et enquêtes

 

 

22.3

Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

 

 

23

Exception - enquêtes de sécurité

 

 

24

Exception  - individus condamnés pour une infraction

 

 

25

Exception - sécurité des individus

 

 

26

Exception - renseignements concernant un autre individu

 

 

27

Exception - secret professionnel des avocats

 

 

28

Exception - dossiers médicaux

 

 

31

Avis d'enquête

 

 

33(2)

Droit de présenter ses observations

35(1)

Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée (plaintes)

 

35(4)

Communication accordée

 

 

36(3)

Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)

 

37(3)

Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application)

 

51(2)(b)

Régles spéciales (auditions)

 

 

 

51(3)

Présentation d'arguments en l'absence d'une partie

 

 

72(1)

élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement

 

 

 

Réglements sur la protection des renseignements personnels

9

Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels

 

11(2)

Avis que les corrections demandées ont été effectuées

 

11(4)

Avis que les corrections demandées ont été refusées

 

13(1)

Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice.

 

14

Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice

 

 

Annexe B: Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Reçues pendant la période visée par le rapport 32
En suspens depuis la période antérieure 5
TOTAL 37
Traitées pendant la période visée par le rapport 33
Reportées 4
Disposition à l'égard des demandes traitées
Communication totale 7
Communication partielle 12
Aucune communication (exclusion) 0
Aucune communication (exemption) 0
Traitement impossible 8
Abandon de la demande 2
Transmission 4
TOTAL 33

Exemptions invoquées

Exemptions invoquées
S.
Art. 18(2)
0
S.
Art. 19(1)(a)
0
(b) 1
(c) 0
(d) 0
S.
Art. 20
0
S.
Art. 21
3
S.
Art. 22(1)(a)
1
(b) 1
(c) 1
S.
Art. 22(2)
0
S.
Art. 23(a)
0
(b) 0
S.
Art. 24
0
S.
Art. 25
0
S.
Art. 26
12
S.
Art. 27
4
S.
Art. 28
0


Exclusions citées
S.
Art. 69(1)(a)
0
(b) 0
S.
Art. 70(1)(a)
0
(b) 0
(c) 1
(d) 0
(e) 0
(f) 0

Délai de traitement
30 jours ou moins 20
De 31 à 60 jours 3
De 61 à 120 jours 7
121 jours et plus 3

Prorogations des délais
  30 jours ou moins 31 jours ou plus
Interruption des opérations 5 0
Consultation 5 0
Traduction 0 0
TOTAL 10 0

Traductions
Traductions demandées 0
De l'anglais au français 0
Traductions préparées - Du français à l'anglais 0

Méthode de consultation
Copies de l'original 19
Examen de l'original 0
Copies et examen 0

Corrections et mention
Corrections demandées 0
Corrections effectuées 0
Mention annexée 0

Coûts
Financiers (raisons) ($000)
Traitement 22
Administration (fonctionnement et maintien) 1
TOTAL 23


Années-personnes utilisées (raisons)
Années-personnes (nombre décimal) 0.45
Date de modification :