Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2021-2022

Introduction

Ce rapport annuel au Parlement est présenté sous l’autorité du Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile, selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il décrit la façon dont Sécurité publique a administré et respecté ses obligations selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

L’objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des particuliers en énonçant des exigences strictes au gouvernement fédérale qui sont sujet à la loi. Ces exigences limites la collecte, la conservation, l’utilisation, la divulgation et la disposition des renseignements personnels que possèdent les ces institutions fédérales. Elle confère aussi aux particuliers le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels et, sous réserve de quelques exceptions limitées et précises, de les corriger et de les annoter. Les particuliers qui ne sont pas satisfaits de la manière dont une institution manipule leurs renseignements personnels ou de tout aspect lié à une demande officielle qu’ils ont formulée selon la Loi sur la protection des renseignements personnels ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Mandat de Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada a été créé en 2003 pour assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes. Notre mandat est de travailler à la sécurité du Canada sur tous les plans, allant des catastrophes naturelles aux crimes et au terrorisme. Notre mission est de bâtir un Canada sécuritaire et résilient. Notre vision est, par l’entremise d’un leadership exceptionnel, d’assurer la sécurité du Canada ainsi que la force et la résilience des collectivités.
La législation régissant le ministère établit trois rôles essentiels :

1. Soutenir le ministre dans ses responsabilités pour toutes questions relatives à la sécurité publique et à la gestion des mesures d’urgence, à l’exception de celles attribuées à un autre ministre fédéral ;
2. Exercer un leadership national pour la sécurité nationale ainsi que la protection civile ; et
3. Soutenir le ministre dans ses responsabilités à coordonner les efforts des organismes du portefeuille de la Sécurité publique.

Structure organisationnelle

Sécurité publique Canada

Au cours de l’exercice 2021-22, le ministère était structuré en cinq secteurs : le Secteur de la gestion des urgences et des programmes, le Secteur de la sécurité communautaire et de la réduction du crime, le Secteur des affaires du Portefeuille et des communications, le Secteur de la sécurité et de la cyber sécurité nationale et le Secteur de la gestion ministérielle. Le ministère compte aussi un dirigeant principal de la vérification et l'évaluation et est soutenu par les Services juridiques.

Cinq bureaux régionaux représente l’Atlantique, le Québec, l’Ontario, les Prairies ainsi que la Colombie‑Britannique et le Nord. Les bureaux régionaux de SP servent de point de contact principal avec le ministère au niveau provincial. Les bureaux régionaux coordonnent les interventions fédérales en cas d’urgence, favorisent l’efficacité des programmes de gestion des urgences, les services de police autochtones et la prévention du crime et améliorent les partenariats avec les autres paliers de gouvernement et les intervenants régionaux clés.

Portefeuille de Sécurité publique: Organismes partenaires et organes de surveillance

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) gère les frontières du pays en administrant les lois nationales qui régissent les échanges commerciaux et les voyages ainsi que les ententes et conventions internationales. L'ASFC facilite les déplacements transfrontaliers légitimes, participe à la croissance économique et intercepte les personnes et les marchandises qui pourraient présenter une menace pour le Canada.

Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) est chargé de mener des enquêtes et d'établir des rapports sur des activités pouvant constituer des menaces pour la sécurité du Canada. Le SCRS s'occupe également des évaluations de sécurité, sur demande, pour tous les ministères et organismes fédéraux.

Le Service correctionnel du Canada (SCC) contribue à la protection de la société en incitant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Le SCC est responsable de la prise en charge des délinquants condamnés à une peine de deux ans ou plus qui sont incarcérés dans des établissements correctionnels fédéraux ou qui sont sous surveillance dans la collectivité.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) est un organisme décisionnel autonome qui accorde, refuse ou révoque la libération conditionnelle aux détenus des établissements correctionnels fédéraux et à ceux d'établissements relevant de provinces qui n'ont pas leur propre commission des libérations conditionnelles. La CLCC contribue à la protection de la société tout en favorisant la réinsertion sociale en temps opportun des délinquants en tant que citoyens respectueux des lois.

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est chargée de faire observer les lois canadiennes, de prévenir le crime et de maintenir la paix, l'ordre et la sécurité.

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) assure un examen transparent, indépendant et objectif des plaintes formulées par le public à l'égard de la conduite de membres de la GRC. La CCETP convoque des audiences publiques et s'efforce d'améliorer le processus de traitement des plaintes en faisant des recherches et en élaborant des principes directeurs à cet égard.

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel (BEC) mène en temps opportun des enquêtes indépendantes et exhaustives sur des questions concernant le Service correctionnel du Canada. Le BEC peut instituer une enquête à la réception d'une plainte de la part d'un délinquant (ou présentée en son nom), à la suite d'une demande ministérielle ou de sa propre initiative.

Le Comité externe d'examen de la GRC (CEE) est un organisme indépendant qui favorise des relations de travail justes et équitables au sein de la GRC. Le CEE assure un examen indépendant des griefs et des appels faisant suite à des sanctions disciplinaires, des rétrogradations ou des congédiements ainsi que d'autres types de griefs.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le ministère doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l’AIPRP est également responsable de la réponse aux demandes formulées en vertu de ces lois. Conformément au rôle du ministère d'appuyer le ministre dans la coordination des entités du portefeuille de la Sécurité publique, le Bureau de l'AIPRP joue également un rôle de leadership en ce qui concerne l'harmonisation de l'approche avec les bureaux de l'AIPRP des autres organisations du portefeuille de la Sécurité publique.

Le Bureau de l’AIPRP fait partie du Secteur des affaires du Portefeuille et des communications. Le Directeur de l’AIPRP et des service exécutifs est responsable de l’AIPRP ainsi que des services de correspondance ministérielle et des services de secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP dispose de deux volets de travail, l’Unité des opérations AIPRP et l’Unité des politiques sur la protection des renseignements personnels et de la gouvernance (PPRPG). Chaque équipe est dirigée par un gestionnaire qui se relève au Directeur de l’AIPRP et service exécutifs. En 2021-22, le Bureau de l’AIPRP comptait 15 postes à temps plein.

Sécurité publique n'a été partie à aucune entente de service visant à fournir des services à d’autres organisations en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice.

Délégation de pouvoirs

L’arrêté de délégation de pouvoirs pour la Loi sur la protection des renseignements personnels a été signée le 21 juillet, 2020 par le Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile. L’ordonnance de délégation signée est ci-joint en annexe A.

Depuis le 26 octobre 2021, les responsabilités du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile ont été réparties entre deux ministres : le ministre de la Sécurité publique et le ministre de la Protection civile. Malgré ce changement, l’ordonnance de délégation actuelle demeure valide port tout exercice de pouvoirs délégués par les employés du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Les pouvoirs suivants sont accordés en vertu de la présente ordonnance de délégation :

• Autorité totale au Sous-ministre, Sous-ministre délégué, Sous-ministre adjoint des Affaires du portefeuille et des communications, Directeur général, Affaires du cabinet et parlementaires et services exécutifs, Directeur de l’AIPRP et services exécutif, ainsi qu’au Gestionnaire des Opérations AIPRP. 
• Les Chefs d’équipe des Opérations AIPRP et les Analystes des Opérations AIPRP possèdent l'autorité de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et les sous-ministres adjoints et responsables de l’audit possèdent l'autorité de les articles 9(4) et 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Performance 2021-2022

Les sections suivantes donnent un aperçu des données clés sur le traitement par Sécurité publique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels entre le 1er avril 2021 et le 31 mars 2022. Le rapport statistique complet se trouve à l'annexe B.

Réponses dans les délais prescrits

En 2021-2022, Sécurité publique Canada a reçu 40 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une légère diminution par rapport à l'année précédent (41 demandes). Le ministère a traité 40 demandes durant l’exercice 2021-2022. De ceux-ci, 92,5 % des demandes dans les délais prescrits, une légère diminution par rapport à l’exercice 2020-2021 (93,3 %).

Bien que le taux de traitement à temps du ministère pour les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels n'ait pas été touché au cours du présent exercice par les circonstances de la pandémie de COVID-19, on s'attend à ce qu'il y ait un impact dans l’année à venir. Pendant la pandémie, le Bureau de l'AIPRP n'a pas été en mesure de traiter les dossiers contenant des dossiers classifiés ou physiques, dans les cas où ceux-ci n'étaient pas accessibles aux employés travaillant à distance. Au fur et à mesure de l'avancement de l'exercice 2021-2022, des mesures ont été prises pour rétablir la pleine capacité de traiter les nouvelles demandes entrantes et pour commencer à travailler sur les dossiers en attente qui avaient été retardés. Pendant que le Bureau de l'AIPRP s'efforce de terminer les dossiers en attente, il y aura un impact temporaire sur le taux d'achèvement à temps du ministère jusqu'à ce que tous les dossiers en attente soient traités.

Délais d’exécution

Un total de 40 dossiers ont été complétés durant l’exercice 2021-2022. En raison de l'accent mis sur l'achèvement des dossiers en attente retardés par la pandémie, il y a eu une légère augmentation des dossiers avec des délais d'achèvement plus longs (supérieurs à 180 jours), comme le montre le tableau ci-dessous.

Demandes actives des exercices précédents

À la fin de l'exercice, Sécurité publique avait un total de 9 demandes actives qui ont été reportées à la prochaine période de rapport. Parmi ceux-ci, 2 étaient dans le délai prévu par la loi, tandis que 7 étaient au-delà du délai prévu par la loi. La majorité des dossiers qui ont dépassé le délai prévu par la loi étaient liés aux circonstances de la pandémie.

Plaintes actives des exercices précédents

À la fin de l'exercice, Sécurité publique avait un total de 4 plaintes actives qui ont été reportées à la prochaine période de rapport. Le Bureau de l'AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l'année pour s'assurer que les plaintes étaient traitées et qu'aucun problème important n'a été signalé.

Raisons pour les prorogations

Au total, 4 prorogations ont été prises au cours de l'exercice en vertu de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en raison de l'interférence avec les opérations.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Sécurité publique Canada a complété 1 consultation pour une autre institution, répondant en moins de 15 jours.

Dispositions des demandes

Sur les 40 demandes complétées, 22,5 % des demandes concernaient des documents  entièrement divulgués, et 20 % des demandes comprenaient des documents divulgués en partie. Le restant des demandes ont été soit abandonnées, soit il n’existait aucun document pertinent à la demande.

Les impacts de la pandémie COVID-19

Tout au long de l'année, la santé physique et mentale des employés a continué d'être une priorité, tout en équilibrant nos obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Entre le 1er avril 2021 et le 31 mars 2022, le Bureau de l'AIPRP de Sécurité publique ainsi que les bureaux de première responsabilité (BPR) de tout le ministère ont continué de travailler à distance en réponse à la pandémie de COVID-19. Cela a entraîné un certain nombre de défis, principalement que les employés travaillant à distance n'étaient pas en mesure de récupérer ou d'examiner des dossiers classifiés ou physiques. Bien que l'impact ait été ressenti le plus fortement en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, il y a également eu un impact sur les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en particulier dans les cas où les dossiers devaient être récupérés ou traités sur place.

Pour relever ces défis, Sécurité publique Canada a continué d'utiliser les mesures d'atténuation établies au début de la pandémie. Les dossiers contenant des dossiers inaccessibles aux employés travaillant à distance ont été triés pour s'assurer qu'ils pouvaient être complétés en temps opportun à leur retour au bureau. Dans la mesure du possible, le Bureau de l'AIPRP a pris des dispositions pour fournir aux demandeurs des versions provisoires des documents pouvant être traités à distance.

Au fil de l'année, le Bureau de l'AIPRP et les BPR ont commencé à faire revenir du personnel au bureau pour travailler sur des dossiers contenant des documents classifiés ou physiques. La priorité a été accordée au rétablissement de la pleine capacité de traitement des nouvelles demandes entrantes (la pleine capacité a été atteinte au début de 2022-2023), tout en traitant les dossiers en attente de manière ciblée. Le traitement des dossiers en attente restants sera une priorité au cours du prochain exercice financier.

Formation et sensibilisation

Sécurité publique Canada demeure déterminé à promouvoir la sensibilisation et à offrir des possibilités de formation continue à tous les employés. Au cours de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a offert 16 séances de formation et d’information sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une variété de sujets ont été présentés, y compris des stratégies pour récupérer des documents et appliquer des exceptions, ainsi que des exigences de publication proactive. Au total, 397 personnes ont assisté à ces séances.

De plus, 361 employées de Sécurité publique ont complété le cours en ligne Accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015) cette année. Ce cours est offert par l’École de la fonction publique du Canada et est obligatoire pour tous les nouveaux employés qui se joignent à Sécurité publique Canada.

Politiques, procédures ou lignes directrices nouvelles ou révisées

Au cours de l'année, le Bureau de l'AIPRP a mené des conversations avec les partenaires du portefeuille pour assurer l'harmonisation de l'approche sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels, y compris les mises à jour de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin d'étendre les droits d'accès aux ressortissants étrangers. Un groupe de travail interne a été formé pour commencer les préparatifs du déploiement de nouveaux contrats pangouvernementaux pour les logiciels d'AIPRP au cours de l'exercice 2022-2023. Le Bureau de l'AIPRP a également effectué une mise à jour complète des ressources et des procédures relatifs à la protection des renseignements personnels pour les employés du Ministère sur la page intranet du Ministère, y compris des lignes directrices sur la réalisation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Principales questions soulevées à la suite de plaintes

Au cours de l'année, le Bureau de l'AIPRP de Sécurité publique a maintenu une relation constructive avec le Commissariat à la protection de la vie privée et a travaillé de manière proactive avec le Commissariat pour traiter les plaintes concernant les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des réunions ont eu lieu au besoin pour aborder les sujets de préoccupation au fur et à mesure qu'ils se présentaient et pour assurer l'alignement continu de l'approche. Aucun problème particulier n'a été relevé au cours de l'année.

Surveillance du rendement

Le rapport hebdomadaire sur l'AIPRP du ministère comprend la liste des nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les délais de récupération des documents. Ce rapport a été partagé avec le sous-ministre, les sous-ministres adjoints et d’autres hauts fonctionnaires, et discutés lors des réunions de la haute direction, au besoin. De plus, le rendement de l’AIPRP est surveillé au niveau des SMA à travers leurs ententes de ententes de gestion du rendement pour s’assurer que l’AIPRP est une priorité au sein du ministère.

Atteintes substantielles à la vie privée

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée qui a été signalée au cours de l’année fiscale.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont été réalisée au cours de l'année fiscale.

Communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le responsable d’une institution fédérale a le pouvoir de communiquer des renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Le ministère n’a pas procédé de communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi.

Annexe A – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

En vertu de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 21 jour de juillet, 2020

L'honorable William Sterling Blair, P.C., C.O.M., député
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 - 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social (NAS)

Date de modification :

2022-11-07