Saisie de données par des civils (Détails)

Nom de la province/ territoire :

Ontario

Ville/ Région :

Ontario

Description de l'initiative :

  • Le programme de saisie de données par des membres civils emploie des civils, plutôt que des policiers, qui sont chargés d’entrer des données administratives dans des rapports électroniques.
  • Le programme de saisie de données par des civils est une méthode qui permet de libérer efficacement des policiers de première ligne selon un rapport de 2,5 à 3,1 (ces données sont fondées sur les recherches et les rapports de la PPO, soit le rapport d’examen de l’efficience rédigé en 2007 et le projet pilote de saisie des données par des civils mené dans la région centrale).
  • Les policiers dictent l’information sur les situations dans un système d’enregistrement central .
  • Les transcripteurs civils entrent l’information dans le système de rapport des événements et accomplissent d’autres fonctions pertinentes au moyen de ces données, y compris l’établissement de liens entre les biens, les personnes et les adresses; la création de précis de cour; et la production de Déclaration uniforme de la criminalité.

Objectifs principaux de l'initiative :

La saisie de données par des civils vise à accroître la sécurité du public et des policiers puisqu’elle permet :

  • de libérer un policier, qui peut par conséquent s’occuper des appels de service, de la prévention du crime, et de la répression proactive;
  • d’améliorer la qualité des données à l’appui des services de police fondés sur le renseignement; et
  • de réduire le délai de saisie des données, ce qui rend les données disponibles plus tôt pour des fins d’enquête ou de sécurité publique.

Section responsable de l'accomplissement de cette initiative :

Sécurité routière et soutien opérationnel

Contact principal :

Kelly, Roger
roger.kelly@ontario.ca

Groupes/ agences/ partenaires impliqués :

  • S.O.

Niveau d'implication (consultatif - partage d'information et/ou coopératif - implication directe) :

Veuillez communiquer avec nous pour avoir de plus amples renseignements.

Durée depuis la mise en place de l'initiative :

  • La saisie de données dans les détachements est utilisée selon les besoins de la PPO depuis dix ans.;
  • Un projet pilote régional a été mené en 2010-2011, qui visait à évaluer les questions relatives à l’expansion au sein de l’organisation et à l’utilisation de technologies normalisées dans un endroit centralisé. La planification initiale pour le projet a débuté à la fin de 2009.
  • La saisie de données par des civils est actuellement en place dans divers détachements dans quatre régions de la PPO. La planification est en cours pour l’expansion organisationnelle à compter de 2013-2014.

Raison d'entreprendre cette initiative :

Les municipalités et les commissions de police s’intéressent aux options qui permettraient de maximiser l’efficience et l’efficacité des policiers et d’accroître leur disponibilité. Plusieurs municipalités desservies par la PPO ont demandé que la PPO mettent en oeuvre le programme de saisie des données par des civils au sein de leur administration.

Les systèmes de saisie de données par des civils déjà en place étaient vieillissants et devaient être remplacés.

Le système centralisé de saisie des données par des civils consiste en une solution technologique standard centralisée à l’administration centrale de la PPO, à Orillia. Le personnel chargé de la transcription peut travailler de n’importe quel lieu dans la province au moyen de postes de travail standard de la PPO. Les policiers de la PPO de l’ensemble de la province utilisent le même numéro de téléphone pour accéder à l’une des 23 lignes téléphoniques, don’t le routage se fait par le serveur central.

L’expansion continue de la saisie de données par des civils selon les besoins ainsi que l’utilisation de systèmes indépendants ou autonomes par les détachements sans norme établie ont été jugées inefficaces. Les municipalités en faveur du financement pour les systèmes de saisie de données par des civils au sein de la PPO exprimaient des préoccupations en ce qui concerne leur capacité de continuer à assumer les coûts élevés liés aux systèmes autonomes.

Les systèmes autonomes ne sont pas intégrés dans le réseau sécuritaire de la PPO ni n’y sont conformes. Les variations dans les capacités liées au matériel ou aux logiciels de ces systèmes engendrent des différences pour ce qui est de l’entrée des données et les processus de transcription. Les systèmes autonomes ne sont pas supportés sur le plan organisationnel par la PPO, ce qui rend les détachements et les municipalités responsables des opérations quotidiennes, de la maintenance et du soutien technique, ainsi que des mises à niveau. Parce que ces systèmes autonomes ne peuvent pas être intégrés dans le réseau de la PPO, ils fonctionnent sur du matériel indépendant, ce qui a des répercussions sur l’espace dans les installations de chacun des détachements.

La technologie uniforme, intégrée dans le réseau de la PPO, améliore l’efficacité (p. ex. En permettant le partage de ressources), permet la normalisation des politiques, de la formation, de la dictée et de la transcription et assure les services de soutien technologique organisationnel.

Ressources requises afin de mettre en place cette initiative:

Les estimations fournies sont fondées uniquement sur le projet pilote de la région centrale (13 détachements dans trois régions, soit environ 1 000 utilisateurs):

  • technologie, ce qui inclu les matériaux (serveur, lignes téléphoniques, casques d’écoute et pédales) les logiciels (serveur, licences d’administrateur et d’utilisateur, soutien technique): environ 190 000 $ ;
  • équivalents temps plein (ETP) chargés de la saisie de données - 55 000 $/ETP ;
  • formation de démarrage* - < 50 000 $;
  • les coûts permanents (lignes téléphoniques, coût/minute, soutien technique annuel) sont d’environ 1 600 $/mois pour 23 lignes téléphoniques (le coût/minute est de 0,03 $/minute selon le fournisseur attitré) ;
  • gestion de projet, recherche et planification - vaste représentation des employés internes - coûts absorbés à même les budgets approuvés.


*Les policiers reçoivent de la formation localement sur l’utilisation du système de dictée et sur la façon de dicter adéquatement les renseignements sur les situations. La formation est habituellement donnée dans le cadre d’une réunion préparatoire au quart. Par ailleurs, le personnel chargé de la transcription reçoit de la formation conformément à une norme de formation établie qui intègre la formation relative à l’application SGD de Niche RMS et l’utilisation du logiciel de saisie de données par des civils en fonction de règles établies. La norme de formation est conçue pour que tout formateur certifié puisse offrir la formation à l’interne ou dans un environnement de salle de classe centralisé. La formation dure dix jours.

Méthode d'accomplissement :

Projet pilote régional.

Principaux résultats de l'initiative :

Selon les résultats finaux du projet pilote, un système de saisie de données par des civils est viable et efficient :

  • Les policiers de première ligne ont vu une diminution des délais relatifs aux aspects administratifs et à la rédaction de rapports.
  • Les policiers de première ligne ont pu répondre à un plus grand nombre d’appels.
  • Le délai entre la dictée et la transcription a été réduit.
  • L’arriéré des rapports dictés en attente de transcription a été réduit.
  • L’utilisation du système de saisie de données par des civils par les policiers s’est accru.
  • La qualité des dictées s’est améliorée.
  • La qualité des données de l’application Niche s’est améliorée.
  • Les répercussions de la maintenance et de soutien technique sur les employés des détachements locaux ont été réduites considérablement.


De plus, un certain nombre de produits et de conclusions ont rendu l’organisation mieux à même de procéder à l’expansion du système de saisie de données par des civils :

  • Des politiques, des procédures, ainsi que des formations et des mesures de soutien uniformes ont été élaborées et mises en oeuvre, mais une marge de manoeuvre était laissée à l’échellle locale au besoin.
  • Continuité des opérations dans tout le système, y compris la capacité de faire des copies de sauvegarde.
  • L’analyse et la surveillance centralisées de la saisie de données par des civils, qui était auparavant non disponible, est maintenant possible.
  • L’expansion du système de saisie de données par des civils peut désormais se faire dans d’autres détachements, d’une manière uniforme et en fonction d’exigences minimales relatives à la charge de travail.

Stratégie de communication disponible :

Oui

Principaux messages véhiculés afin de promouvoir l'initiative :

  • La PPO reconnaît que les municipalités et les commissions de police sont intéressées à connaître les options qui permettront de maximiser l’efficience et l’efficacité des policiers et d’améliorer leur disponibilité.
  • La saisie de données par des civils emploie des civils plutôt que des policiers à l’entrée de données administratives dans des rapports électroniques.
  • La saisie de données par des civils permet de libérer des policiers des tâches administratives, et ce, afin qu’ils puissent passer plus de temps à travailler dans la collectivité, ce qui permet de réduire les coûts des services de police le plus possible.
  • Bien que la saisie de données par des civils permette d’améliorer l’efficience des policiers, il n’existe aucune économies de coûts immédiate et directe pour les municipalités.
  • Le temps additionnel dont bénéficient les policiers afin qu’ils puissent travailler davantage dans la collectivité permet non seulement d’accroître la visibilité des policiers, mais aussi d'améliorer leur capacité de répondre aux appels, de mener des activités de prévention du crime et de participer à des activités proactives d’application de la loi. Ces activités permettent de réduire la criminalité et la victimisation.
  • La PPO utilise le programme de saisie de données par des civils en tant que stratégie pour atteindre l’efficience et la rentabilité. L’expansion du programme est entreprise en tant que processus contrôlé et stratégique tandis que les mesures de soutien et les ressources continuent d’évoluer.

Types d'évaluation de l'initiative :

  • interne
  • quantitative
  • qualitative

Évaluation completée ou commentaires reçus de la communauté :

Oui

Sommaire des résultats

Un rapport définitif du projet pilote de la région centrale a été rédigé.

Depuis la conclusion du projet pilote, d’autres détachements ont été ajoutés au système centralisé. La saisie de données par des civils est maintenant possible dans quatre des cinq régions de la PPO. Dans trois cas, les systèmes autonomes en place ont été remplacés par un système centralisé plus efficace.

La planification est en cours en ce qui a trait à l’expansion organisationnelle du programme de saisie de données par des civils en 2013-2014.

Sommaire des données de mesures de la performance recueillies :

S.O.

Piliers économiques des services de police :

Détails supplémentaires :

S.O.

Commentaires ou suggestions additionnels :

Les organisations doivent être au courant de la technologie qui évolue rapidement (p. ex. appareils et applications mobiles, conversion de la parole au texte) et être en mesure de s’adapter rapidement afin de tirer profit des possibilités et de continuer de s’améliorer.

Date de création :

2013-08-01

Date de modification :